Εικόνα 1 από 6
Εκατομμύρια άνθρωποι χρησιμοποιούν το Microsoft Outlook για να διαχειρίζονται τα email και το ημερολόγιό τους, τόσο στην εργασία όσο και στο σπίτι. Αυτό είναι απόδειξη της χρησιμότητάς του, αλλά η αλήθεια είναι ότι λίγοι άνθρωποι ξέρουν πραγματικά πώς να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις δυνατότητές του.
Η εκμάθηση μερικών απλών κόλπων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, να σας βοηθήσει να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά και ακόμη και να συγχρονίσετε τη ζωή στο σπίτι και την εργασία σας. Αυτές οι συμβουλές είναι προσανατολισμένες στο Outlook 2013, 2016, 2019 και Microsoft 365, αλλά πολλές ισχύουν και για παλαιότερες εκδόσεις του Outlook.
Συμβουλή #1: Εξαλείψτε την επαναλαμβανόμενη πληκτρολόγηση χρησιμοποιώντας τα Quick Parts
Εάν χρειάζεται τακτικά να πληκτρολογείτε ένα τυπικό μπλοκ κειμένου, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως α “Γρήγορο μέρος” για εύκολη εισαγωγή στα email σας.
- Επισημάνετε το κείμενο στο παράθυρο του συνθέτη.
- Κάντε κλικ στο "Εισάγετε" καρτέλα για να ανοίξετε το μενού κορδέλας.
- Επιλέγω “Quick Parts” και επιλέξτε “Αποθηκεύστε την επιλογή στη συλλογή Quick Parts."
- Κάντε κλικ "ΕΝΤΑΞΕΙ" στο αναδυόμενο πλαίσιο για να αποθηκεύσετε τη νέα φράση Quick Part.
Στο μέλλον, όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το ίδιο μπλοκ κειμένου, θα το δείτε να εμφανίζεται ως πρόταση. Κτύπημα "ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ" για να εισαγάγετε ολόκληρο το κείμενο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη φράση σας με το ποντίκι χρησιμοποιώντας το “Quick Parts” αναπτυσσόμενη λίστα. Κάντε δεξί κλικ σε αυτό για επιλογές τοποθέτησης ή επεξεργαστείτε και διαχειριστείτε τα Γρήγορα Ανταλλακτικά και άλλα "δομικά στοιχεία".
Συμβουλή #2: Γράψτε ένα μήνυμα για παράδοση σε μια μελλοντική στιγμή
Εάν έχετε κάποια νέα ή μηνύματα που δεν θέλετε να κοινοποιήσετε αμέσως, το Outlook σάς επιτρέπει να αναβάλλετε την παράδοση μέχρι μια καθορισμένη ώρα.
- Γράψτε το email σας και προσθέστε τον παραλήπτη σας. Ετοιμάστε τα πάντα για αποστολή όπως θα κάνατε συνήθως.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Επιλογές". Κάτω από αυτό θα εμφανιστεί ένα μενού πτήσης.
- Κάντε κλικ στο “Καθυστέρηση παράδοσης” ή επιλέξτε το εικονίδιο με το μικρό βέλος στο "Στείλετε" πλαίσιο, ανάλογα με την έκδοση του Outlook και το λειτουργικό σύστημα.
- Στο αναδυόμενο πλαίσιο, επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα που θέλετε να λάβει ο παραλήπτης το email και, στη συνέχεια, κάντε κλικ "Κλείσε" ή "Στείλετε" ανάλογα με την έκδοση του Outlook και το λειτουργικό σύστημα.
- Κάντε κλικ "Στείλετε" όταν τελειώσει.
- Εάν χρησιμοποιείτε διακομιστή Exchange, μπορείτε τώρα να κλείσετε το Outlook. Εάν χρησιμοποιείτε POP ή IMAP, θα πρέπει να αφήσετε την εφαρμογή ανοιχτή μέχρι να περάσει ο καθορισμένος χρόνος αποστολής.
Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε την ημερομηνία και την ώρα ή να διαγράψετε εντελώς το μήνυμα προτού σταλεί. Επισκεφθείτε το «Σχέδια» φάκελο και κάντε κλικ "Ακύρωση αποστολής." Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ξανά το μήνυμα και να το στείλετε σε νέα ημερομηνία ή ώρα.
Συμβουλή #3: Δημιουργήστε έναν φάκελο για κοινές αναζητήσεις
Μπορείτε πάντα να κάνετε αναζήτηση στον τρέχοντα φάκελο πληκτρολογώντας λέξεις ή φράσεις στο πεδίο αναζήτησης, το οποίο βρίσκεται πάνω από τη λίστα μηνυμάτων. Ωστόσο, για όρους που αναζητάτε συχνά, μπορείτε να απλοποιήσετε την εργασία με α "Αναζήτηση" ντοσιέ.
μεταβείτε στο "Ντοσιέ" καρτέλα και κάντε δεξί κλικ "Αναζήτηση φακέλου" να δημιουργήσει ένα. Επιλέξτε από μια ποικιλία προτύπων (email από συγκεκριμένα άτομα, αλληλογραφία που έχει επισημανθεί ως σημαντική κ.λπ.) ή ορίστε τα δικά σας κριτήρια χρησιμοποιώντας το "Δημιουργία φακέλου προσαρμοσμένης αναζήτησης" επιλογή.
Ο νέος φάκελος αναζήτησης εμφανίζεται στο παράθυρο φακέλων στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του Outlook. κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε μηνύματα που πληρούν τις επιλεγμένες συνθήκες. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Μετονομασία φακέλου" για να του δώσω ένα βολικό όνομα.
Συμβουλή #4: Αυτοματοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες με γρήγορα βήματα
Εάν εκτελείτε τακτικά μια συγκεκριμένη εργασία, όπως η προώθηση ενός εισερχόμενου email σε έναν συνάδελφο ή η πρόσκληση μιας ομάδας παραληπτών σε μια συνάντηση, τότε Γρήγορα Βήματα μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο. Θα βρείτε ένα σύνολο προκαθορισμένων Γρήγορα Βήματα στη μέση του Σπίτι καρτέλα, αλλά η πραγματική δύναμη της δυνατότητας έρχεται στον καθορισμό της δικής σας.
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε “Νέο Γρήγορο Βήμα” για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ακολουθία ενεργειών που μπορούν να κατηγοριοποιήσουν, να μετακινήσουν, να επισημάνουν και να διαγράψουν μηνύματα με ένα μόνο πάτημα του ποντικιού σας.
Κάνοντας κλικ στο βέλος εξόδου, που βρίσκεται στην κάτω δεξιά ενότητα εντός του “Γρήγορα Βήματα” ομάδα κορδέλας, ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου από το οποίο μπορείτε να αντιγράψετε και να επεξεργαστείτε συντομεύσεις, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε μια σειρά παραλλαγών σε ένα θέμα.
Συμβουλή #5: Ταξινόμηση της αλληλογραφίας σας με κανόνες και μορφοποίηση υπό όρους
ο «Κανόνες» αναπτυσσόμενο στο 'Κίνηση' τμήμα του 'Σπίτι' Η καρτέλα παρέχει επιλογές για τη δημιουργία και τη διαχείριση κανόνων για την αυτόματη επεξεργασία των μηνυμάτων κατά την άφιξή τους. Εάν επιλέξετε ένα μήνυμα πριν κάνετε κλικ, θα προσφερθεί να δημιουργήσετε έναν κανόνα που επηρεάζει παρόμοια μηνύματα. Επιλέγω «Δημιουργία κανόνα» και θα σας δοθεί η επιλογή να ορίσετε όλα τα είδη κριτηρίων για έλεγχο, όπως αποστολέα, παραλήπτη, μέγεθος, ημερομηνία κ.λπ. Επίσης, θα επιλέξετε τι θα συμβεί με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με τα καθορισμένα κριτήρια.
Ένα παρόμοιο χαρακτηριστικό είναι Μορφοποίηση υπό όρους, το οποίο θα βρείτε κάνοντας κλικ "Προβολή ρυθμίσεων" ακολουθείται από το "Θέα" αυτί. Αυτό δεν μετακινεί ή επεξεργάζεται μηνύματα, αλλά εμφανίζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με συγκεκριμένα κριτήρια σε καθορισμένη γραμματοσειρά και χρώμα, ώστε να μπορείτε να τα εντοπίσετε αμέσως στα εισερχόμενά σας.
Συμβουλή #6: Αυτόματη διαγραφή περιττών μηνυμάτων
Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χώρο ή να τακτοποιήσετε μια δυσκίνητη διαδρομή email, το Καθάρισε Το εργαλείο στο Outlook 2013 και μεταγενέστερα μπορεί να βοηθήσει. Αναλύει μια πλήρη συνομιλία email και διαγράφει όλα τα μηνύματα που έχουν παρατεθεί στο σύνολό τους μέσα σε ένα επόμενο μήνυμα—με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε τι έχει ειπωθεί ελέγχοντας τα επόμενα μηνύματα.
Χρησιμοποιώ Καθάρισε, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού του στο "Σπίτι" καρτέλα και επιλέξτε εάν θέλετε να τακτοποιήσετε μια συνομιλία ή έναν ολόκληρο φάκελο. Για να εφαρμόσετε περαιτέρω έλεγχο των ρυθμίσεών σας, κάντε κλικ στο "Ρυθμίσεις" κουμπί εντός της αναδυόμενης ειδοποίησης για να επιλέξετε το είδος των μηνυμάτων που θα διαγραφούν και τι θα πρέπει να μείνει μόνο του.
Συμβουλή #7: Αναθέστε πρόσβαση στην αλληλογραφία και το ημερολόγιό σας
Εάν μια συγκεκριμένη κατάσταση ή συμβάν απαιτεί από εσάς να παρέχετε πρόσβαση στον λογαριασμό Outllok σε άλλο άτομο, μπορείτε προσωρινά να επιτρέψετε σε κάποιον άλλο να διαχειρίζεται τα εισερχόμενα και τα ραντεβού σας. Για να το ρυθμίσετε, ανοίξτε το "Αρχείο" καρτέλα και μετά κάντε κλικ στο "Ρυθμίσεις λογαριασμού" αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε «Πρόσβαση εκπροσώπου». Κάντε κλικ "Προσθήκη" και εισαγάγετε το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) στα οποία θέλετε να παραχωρήσετε πρόσβαση.
Θα δείτε ένα σύνολο αναπτυσσόμενων μενού για δικαιώματα. Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις επιτρέπουν στον αντιπρόσωπό σας να έχει πρόσβαση και να ενημερώνει το ημερολόγιο και τη λίστα εργασιών σας, ενώ το email και οι επαφές παραμένουν ιδιωτικά. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα δικαιώματα στις ανάγκες σας.
Σημείωση: Ένας πληρεξούσιος πρέπει να χρησιμοποιεί την ίδια έκδοση του Outlook με εσάς και τα στοιχεία στα οποία θέλετε να έχει πρόσβαση πρέπει να είναι αποθηκευμένα σε διακομιστή Exchange. Ο πληρεξούσιος δεν θα έχει πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας που βρίσκεται στον σκληρό σας δίσκο.
Συμβουλή #8: Διαχειριστείτε τις αποδείξεις ανάγνωσης
Ευτυχώς, το Outlook έχει αρκετά καλή συμπεριφορά ώστε να ζητά άδεια πριν στείλει μια απόδειξη ανάγνωσης. μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω τη συμπεριφορά του κάνοντας κλικ στο "Αρχείο" καρτέλα, άνοιγμα "Επιλογές", επιλέγοντας το "Ταχυδρομείο" προβολή και κύλιση προς τα κάτω στο «Παρακολούθηση» Ενότητα. Για να διαμορφώσετε τη συχνότητα των απεσταλμένων αιτημάτων παραλαβής, επιλέξτε "πάντα" ή "ποτέ," ή διαμορφώστε τις δικές σας ρυθμίσεις αιτήματος παραλαβής.
Μια χρήσιμη επιλογή είναι η δυνατότητα να ζητήσετε μια απόδειξη παράδοσης, η οποία επιβεβαιώνει ότι το email σας έχει φτάσει στον διακομιστή αλληλογραφίας του παραλήπτη, χωρίς να επιμείνετε σε μια ειδοποίηση όταν ανοίγει πραγματικά.
Συμβουλή #9: Ζώνες ώρας
Εάν ταξιδεύετε για δουλειά, θα ξέρετε την απογοήτευση των συναντήσεων και των ραντεβού στο Outlook που εμφανίζονται σε λάθος τοπική ώρα. Ευτυχώς, μπορείτε να ελέγχετε τις ζώνες ώρας μέσα από τις ρυθμίσεις σας. Κάτω από "Αρχείο," ψάχνω «Επιλογές» και επιλέξτε "Ημερολόγιο" για να ανοίξετε το δικό σας "Ζώνη ώρας" Ρυθμίσεις. Αφού αλλάξετε την τοπική ζώνη ώρας, οι χρονικές σημάνσεις email και οι καταχωρήσεις ημερολογίου θα εμφανίζονται με την κατάλληλη μετατόπιση.
Μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε μια δεύτερη ζώνη ώρας που θα εμφανίζεται έτσι ώστε, για παράδειγμα, να μπορείτε να παρακολουθείτε τι ώρα είναι πίσω στο σπίτι ή να βλέπετε τι ώρα είναι για τους συναδέλφους σας στο εξωτερικό για να διασφαλίσουν ότι τους πιάνετε κατά τις ώρες γραφείου και μην επικοινωνήσετε μαζί τους σε μια άβολη ώρα της ημέρας. Κάντε κλικ «Ανταλλαγή ζωνών ώρας» για εύκολη εναλλαγή από τη μια τοποθεσία στην άλλη.
Συμβουλή #10: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Sticky Notes
Το Outlook περιλαμβάνει μια ενσωματωμένη λειτουργία αυτοκόλλητων σημειώσεων για να σας υπενθυμίσει ή να σημειώσετε σημαντικές πληροφορίες. Τύπος "Ctrl + Shift + N" από οπουδήποτε στη διεπαφή του Outlook για να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση, η οποία μπορεί να συρθεί και να τοποθετηθεί οπουδήποτε στην οθόνη. Από προεπιλογή, οι σημειώσεις εμφανίζονται με ανοιχτό κίτρινο χρώμα, αλλά μπορείτε να τις αντιστοιχίσετε σε κατηγορίες, γεγονός που τις κάνει να αλλάζουν στο αντίστοιχο χρώμα.
Για να διαχειριστείτε τις σημειώσεις σας, κάντε κλικ στο "Σημείωση" εικονίδιο στο κάτω μέρος του 'Θέα' πίνακας. Από εκεί, μπορείτε να αντιγράψετε, να οργανώσετε και να εκτυπώσετε σημειώσεις. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε, μέσω του πεδίου στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου, σημειώσεις που περιέχουν συγκεκριμένο κείμενο.
Συμβουλή #11: Κρυπτογραφημένο email
Εάν θέλετε να αποδείξετε ότι τα μηνύματά σας προέρχονται πραγματικά από εσάς, το Outlook μπορεί να υπογράψει κρυπτογραφικά τα email σας. Μπορείτε ακόμη να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα και να κρυπτογραφήσετε το κείμενο και τα συνημμένα, έτσι ώστε μόνο οι παραλήπτες με τους οποίους έχετε μοιραστεί το κλειδί μπορούν να τα διαβάσουν. Για να το ρυθμίσετε, ανοίξτε τις «Ρυθμίσεις Κέντρου αξιοπιστίας» κάνοντας κλικ «Αρχείο | Επιλογές | Κέντρο εμπιστοσύνης» και επιλέγοντας "Ασφάλεια e-mail."
Η κρυπτογράφηση email και η προσθήκη ψηφιακής υπογραφής είναι τόσο εύκολη όσο και η επιλογή των σχετικών πλαισίων, αλλά θα χρειαστεί να δημιουργήσετε και να εισαγάγετε ψηφιακή ταυτότητα εάν δεν έχετε ήδη ένα. Κάντε κλικ «Αποκτήστε μια ψηφιακή ταυτότητα…» για να δείτε συνδέσμους προς μια σειρά παρόχων, συμπεριλαμβανομένης της Comodo, η οποία προσφέρει δωρεάν πιστοποιητικά email.