Τα Φύλλα Google είναι ένα ισχυρό λογισμικό που σας επιτρέπει να οργανώνετε δεδομένα σε μορφή υπολογιστικού φύλλου. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε εργασίες για εσάς ή μια ομάδα ατόμων. Με μια τέτοια λειτουργία, κάποιο είδος υπενθύμισης θα ήταν εξαιρετικά χρήσιμο.
Με αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να συμπεριλάβετε υπενθυμίσεις στα Φύλλα Google, καθώς και ορισμένες πρόσθετες συμβουλές που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες.
Ρύθμιση υπενθυμίσεων
Αυτή η επιλογή δεν αποτελεί μέρος του προεπιλεγμένου λογισμικού, αλλά η λήψη του είναι εύκολη και δωρεάν. Για να λάβετε το πρόσθετο:
- Μεταβείτε στο G Suite Marketplace και αναζητήστε Προσθήκη υπενθυμίσεων.
- Τώρα, πατήστε το Εγκαθιστώ κουμπί.
Η προσθήκη υπενθυμίσεων θα αξιολογήσει το υπολογιστικό φύλλο και θα σας στείλει μια υπενθύμιση για κάθε σειρά. Απλώς πρέπει να ορίσετε την ημερομηνία και το πρόσθετο θα ορίσει αυτόματα τις υπενθυμίσεις. Για να ορίσετε τις υπενθυμίσεις:
- Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στα Φύλλα Google.
- Κάντε κλικ στο Πρόσθετα στο κύριο μενού.
- Κάντε κλικ Προσθήκη υπενθυμίσεων.
- Παω σε Ρύθμιση/Επεξεργασία υπενθυμίσεων.
- Γράψτε τις εργασίες, τις ημερομηνίες και τις διευθύνσεις email σε κάθε στήλη. Το πρόσθετο θα γεμίσει αυτόματα ένα κενό υπολογιστικό φύλλο, ώστε να μπορείτε να αντικαταστήσετε μόνοι σας τις πληροφορίες.
- Κάνε κλικ στο Προσθήκη νέας υπενθύμισης κουμπί.
Τώρα μπορείτε να επιλέξετε μία από αυτές τις επιλογές.
Στήλη προθεσμίας
Αυτό θα εμφανίζει μόνο στήλες με έγκυρες ημερομηνίες, επομένως βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει όλα σωστά. Εάν αλλάξετε κάτι από την πρώτη σειρά, θα πρέπει να επανεκκινήσετε το πρόσθετο.
Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κελί και θα εμφανιστεί ένα ημερολόγιο.
Αποστολή Υπενθυμίσεων
Αυτό θα σας επιτρέψει να στείλετε μια υπενθύμιση πριν ή μετά την καθορισμένη ημερομηνία. Απλώς επιλέξτε την επιλογή που σας ταιριάζει.
Επιλογές παραλήπτη
Με αυτήν την επιλογή, μπορείτε να επιλέξετε παραλήπτες.
- Notify Me – Εάν ορίσετε αυτήν την επιλογή, θα προσθέσετε το email σας στη γραμμή TO. Αυτό θα σας στείλει ένα email επιστροφής που θα επιβεβαιώνει ότι το email στάλθηκε.
- Ειδοποίηση ατόμων σε – Επιλέξτε αυτήν την επιλογή και, στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τη στήλη με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οποία θα σταλεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η πρώτη σειρά δεν θα συμπεριληφθεί.
- CC People In – Αυτό θα εισάγει άτομα στο CC του email. Επιλέξτε τη στήλη με τα email, όπως στην προηγούμενη επιλογή.
Προσαρμογή email
Πατώντας αυτή την επιλογή θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.
Θέμα – Σας επιτρέπει να γράψετε το θέμα των υπενθυμίσεων email σας.
Προσθήκη συνδέσμου υπολογιστικού φύλλου – Αυτή η επιλογή θα περιλαμβάνει τον σύνδεσμο προς το φύλλο στο email.
Σώμα email – Αυτή η επιλογή προσθέτει κείμενο στο κύριο μέρος του email.
Αφού επιλέξετε τις επιλογές που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Θα εμφανιστεί μια πλαϊνή γραμμή, κάντε ξανά κλικ στο Τέλος.
Μπορείτε τώρα να κλείσετε το υπολογιστικό φύλλο. Το πρόσθετο θα εκτελεί ελέγχους ανά ώρα και θα στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τη σωστή στιγμή.
Άλλες συμβουλές για το Φύλλο Google
Υπάρχουν πολλά κόλπα που μπορούν να κάνουν την εμπειρία των Φύλλων Google πιο ομαλή και πιο ευχάριστη. Εδώ είναι μερικά από τα πιο χρήσιμα.
Στείλτε email σχολιάζοντας
Μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον όταν προσθέτετε ένα σχόλιο στα Φύλλα Google. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος να ενημερώνετε τους ανθρώπους ότι κάτι νέο προστέθηκε στο υπολογιστικό φύλλο.
Μπορείτε να στείλετε το email πληκτρολογώντας @ ακολουθούμενο από το email του παραλήπτη. Το email θα σταλεί όταν πληκτρολογήσετε το σχόλιο.
Εφαρμογή φίλτρων
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να περάσετε από μια ομάδα κελιών με ένα κοινό χαρακτηριστικό. Αυτό σας επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα πληροφορίες ακόμα κι αν έχετε ένα σωρό δεδομένα αποθηκευμένα στο φύλλο.
- Κάντε κλικ στο Φίλτρο κουμπί.
- Τώρα, κάντε κλικ στο Φίλτρο κουμπί της κύριας σειράς στο υπολογιστικό φύλλο για να επιλέξετε τις τιμές που θέλετε να δείτε.
- Έχετε επίσης την επιλογή να αποθηκεύσετε τα φίλτρα. Απλά πατήστε Δημιουργία νέας προβολής φίλτρου επιλέγοντας το Φίλτρο κουμπί.
Αποκλεισμός κυττάρων
Εάν έχετε μια μεγάλη ομάδα ατόμων που εργάζονται σε ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να αποκλείσετε την αλλαγή ορισμένων πληροφοριών. Αυτό θα κάνει λάθη λιγότερο πιθανό να συμβούν.
Μπορείτε να αποκλείσετε συγκεκριμένα κελιά ή ολόκληρες στήλες.
- Επιλέγω Δικαιώματα επεξεργασίας εύρους.
- Μπορείτε επίσης να το ρυθμίσετε ώστε να εμφανίζεται μια προειδοποίηση όταν κάποιος προσπαθεί να επεξεργαστεί το κελί. Επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Τα Φύλλα Google δεν ξεχνούν
Τα Φύλλα Google είναι ένα πολύ περίπλοκο λογισμικό και υπάρχουν τόσες πολλές επιλογές που θα σας βοηθήσουν να εργάζεστε πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά. Οι υπενθυμίσεις, για παράδειγμα, μπορούν να είναι μια πραγματική εξοικονόμηση ζωής.
Έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ τη λειτουργία υπενθυμίσεων στα Φύλλα Google; Ήταν χρήσιμο; Πείτε μας στα σχόλια!