Τα σημάδια επεξεργασίας είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο για τη συνεργασία με τους συντάκτες. Οι δυνατότητες επεξεργασίας του Word σάς επιτρέπουν να δείτε ποιες αλλαγές έκανε ο επεξεργαστής σας σε σύγκριση με το αρχικό έγγραφο. Με αυτόν τον τρόπο, ο συντάκτης ή ο διορθωτής σας δεν χρειάζεται να θυμάται όλα τα ζητήματα που εντόπισε στο αρχικό έγγραφο ή να σημειώσει ολόκληρη τη λίστα σχολίων κάτω από το κείμενό σας. Αντίθετα, μπορούν να λειτουργήσουν στο έγγραφο που δημιουργήσατε.
Τα χαρακτηριστικά διόρθωσης μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για άλλους σκοπούς.
Χρησιμοποιώντας τα Εργαλεία Διόρθωσης
Ακόμα κι αν δεν συνεργάζεστε με συντάκτη ή διορθωτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δημιουργικά τα σημάδια επεξεργασίας. Μπορείτε να σημειώσετε εναλλακτικές ιδέες για αποσπάσματα, παραγράφους, προτάσεις ή λέξεις. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχόλια ως σημειώσεις για ορισμένα αποσπάσματα ή προτάσεις που είναι ιδανικά για ομιλίες και παρουσιάσεις. Ουσιαστικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες επεξεργασίας του MS Word με πολλούς δημιουργικούς τρόπους.
Αφαίρεση σημαδιών επεξεργασίας
Υπάρχουν δύο τύποι σημάτων επεξεργασίας: Παρακολούθηση αλλαγών και σχολίων. Είναι χρήσιμες προσθήκες τόσο στις εργαλειοθήκες του συγγραφέα όσο και του συντάκτη. Όπου οι παρακολουθούμενες αλλαγές μπορούν είτε να γίνουν αποδεκτές είτε να απορριφθούν, τα σχόλια μπορούν μόνο να διαγραφούν (να επιλυθούν).
Παρακολουθούμενες αλλαγές
Ο καλύτερος τρόπος για να περιγράψετε το εργαλείο Track Changes είναι με ένα παράδειγμα. Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε ένα έργο συγγραφής με έναν συντάκτη. Αφού στείλετε το γραπτό έργο για επεξεργασία, μπορούν εύκολα να προτείνουν αλλαγές που μπορείτε είτε να αποδεχτείτε είτε να απορρίψετε.
Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εύχρηστο εργαλείο όταν ο συντάκτης σας έχει δώσει οδηγίες να αλλάξετε κάτι σε ένα γραπτό έργο. Στη συνέχεια, θα τους στείλετε το επεξεργασμένο αντίγραφο του αρχικού εγγράφου για να το ελέγξουν και είτε να αποδεχτούν είτε να απορρίψουν τις αλλαγές που έχετε κάνει.
- Η ενεργοποίηση των αλλαγών που παρακολουθούνται είναι εύκολη, απλώς μεταβείτε στο Ανασκόπηση καρτέλα στο MS Word και κάντε κλικ στο Παρακολούθηση Αλλαγών κουμπί. Μπορείτε να αφαιρέσετε τα σημάδια επεξεργασίας με δύο τρόπους.
2. Μόλις λάβετε την έκδοση του εγγράφου που περιέχει τις παρακολουθούμενες αλλαγές, απλώς βρείτε το Αποδέχομαι κουμπί στο Ανασκόπηση αυτί. Πριν κάνετε κλικ σε αυτό, επιλέξτε τη συγκεκριμένη αλλαγή που θέλετε να αποδεχτείτε. Τώρα, κάντε κλικ Αποδέχομαι και αυτό θα αφαιρέσει την αρχική έκδοση και θα την αντικαταστήσει με τη νέα.
3. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κοντινό Απορρίπτω κουμπί απόρριψη αλλαγών και επαναφορά της αρχικής έκδοσης του κειμένου. Φυσικά, το Word θα εφαρμόσει κανονική μορφοποίηση σε όλες τις αποδεκτές αλλαγές. Οι αλλαγές που απορρίφθηκαν απλώς θα διαγραφούν από το έγγραφο.
Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να κρατάτε τα πράγματα οργανωμένα και τακτοποιημένα, κάτι που είναι πολύ σημαντικό εάν εργάζεστε σε ένα μόνο έργο με κάποιον άλλο.
Σχόλια
Τα σχόλια, από την άλλη, λειτουργούν με εντελώς διαφορετικό τρόπο. Αν και τα σχόλια επισημαίνουν επίσης το επιλεγμένο κείμενο, δεν γίνονται αλλαγές σε αυτό.
Δημιουργία σχολίου στο Word
- Όταν έχετε επιλέξει ένα απόσπασμα, μεταβείτε στο Ανασκόπηση καρτέλα στο Word και κάντε κλικ Νέο σχόλιο. Αυτό θα προσθέσει ένα σχόλιο στα δεξιά του εγγράφου. Μπορείτε να γράψετε ό,τι θέλετε εδώ και δεν θα επηρεάσει το κύριο κείμενό σας.
Διαγραφή σχολίου στο Word
- Υπάρχουν δύο τρόποι για να διαγράψετε ένα σχόλιο. Το πρώτο είναι να χρησιμοποιήσετε το Διαγραφή σχολίου εντολή, προσβάσιμη από το Ανασκόπηση καρτέλα ή από το μενού δεξί κλικ. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει πρώτα το απόσπασμα που σχολιάστηκε.
- Ένας άλλος τρόπος για να αφαιρέσετε ένα σχόλιο είναι να διαγράψετε εντελώς το σχολιασμένο απόσπασμα. Απλώς επιλέξτε το και πατήστε Backspace ή Διαγράφω στο πληκτρολόγιό σας και το απόσπασμα, μαζί με το σχόλιο, θα εξαφανιστούν.
Αφαίρεση διόρθωσης σημάτων
Τα σημάδια διόρθωσης συχνά συγχέονται με το εργαλείο Track Changes, αλλά για να συνειδητοποιήσετε τη διαφορά μεταξύ των δύο, θα πρέπει πρώτα να μάθετε τη διαφορά μεταξύ επεξεργασίας και διόρθωσης. Όπου η διόρθωση είναι απλώς η τελική αναθεώρηση ενός κειμένου, η επεξεργασία αφορά τη βελτίωση του κειμένου. Η διόρθωση γενικά περιστρέφεται γύρω από τη γραμματική και τη μορφοποίηση, ενώ η επεξεργασία μπορεί να περιλαμβάνει πολλαπλές συνεδρίες μεταξύ του συντάκτη και του συγγραφέα.
Επομένως, οι επιλογές Παρακολούθηση αλλαγών και σχολίων είναι απαραίτητες για τους συντάκτες. Από την άλλη πλευρά, οι διορθωτές δεν ασχολούνται τόσο πολύ με προτάσεις και σχόλια. δίνουν στο κείμενο μια τελική στίλβωση, μια εργασία που περιλαμβάνει τον συγγραφέα σε μικρότερο βαθμό. Είναι αλήθεια, ωστόσο, ότι οι συντάκτες συχνά κάνουν και διόρθωση.
Διορθωτικά Σήματα
Τα σημάδια διόρθωσης περιλαμβάνουν διορθώσεις γραμματικής και ορθογραφίας, καθώς και προτάσεις και σημεία μορφοποίησης.
- Για πρόσβαση στις επιλογές γραμματικής και ορθογραφικών διορθώσεων, μεταβείτε στο Αρχείο καρτέλα, κάντε κλικ Επιλογέςκαι επιλέξτε Μόνωση στο παράθυρο που εμφανίζεται. Από εδώ, μπορείτε να εξατομικεύσετε τις επιλογές στεγανοποίησης ή απλά να τις απενεργοποιήσετε εντελώς.
Μπορεί να νομίζετε ότι η διόρθωση αφορά μόνο την ορθογραφία και τη γραμματική, αλλά υπάρχει μια λιγότερο εμφανής πλευρά σε αυτό. Ένα από τα βασικά καθήκοντα ενός διορθωτή είναι να διασφαλίζει τη σωστή μορφοποίηση κειμένου και εγγράφων. Για να γίνει αυτό, ένας διορθωτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τα σημάδια μορφοποίησης. Όταν είναι ενεργοποιημένα, δείχνουν ξεκάθαρα πού έχουν χρησιμοποιηθεί κενά, παύλες, παράγραφοι και άλλα στοιχεία κειμένου.
2. Με πλοήγηση στο Αρχείο, Επιλογές, και στη συνέχεια επιλέγοντας το Απεικόνιση καρτέλα στο παράθυρο που εμφανίζεται, μπορείτε να απενεργοποιήσετε – ή να ενεργοποιήσετε – τις ακόλουθες επιλογές: χαρακτήρες καρτέλας, κενά, σημάδια παραγράφου, κρυφό κείμενο, προαιρετικές παύλες και άγκυρες αντικειμένων. Αυτά τα εργαλεία είναι απαραίτητα για εργασίες διόρθωσης.
Αφαίρεση των σημαδιών
Η αφαίρεση των σημάτων επεξεργασίας και διόρθωσης δεν σημαίνει απλώς τη διαγραφή τους. Μπορείτε είτε να αποδεχτείτε είτε να απορρίψετε τις αλλαγές που έγιναν στη λειτουργία Track Changes και, για παράδειγμα, να απενεργοποιήσετε τα εργαλεία διόρθωσης.
Ποιο από αυτά τα εργαλεία χρησιμοποιείτε; Τα έχεις δοκιμάσει όλα; Μη διστάσετε να μεταβείτε στην ενότητα σχολίων παρακάτω και να μας πείτε πώς χρησιμοποιείτε τα εργαλεία επεξεργασίας του Word.