Εάν χρησιμοποιείτε τα Φύλλα Google για επιχειρήσεις ή για έναν οργανισμό, το κλείδωμα ή η με άλλον τρόπο προστασία των περιουσιακών στοιχείων είναι το κλειδί. Τυχαία τροποποίηση ή διαγραφή, κακόβουλες αλλαγές ή γενικές ατασθαλίες ή σφάλματα μπορούν όλα να σας κάνουν να χάσετε την εργασία σας και ενώ η Google διατηρεί ένα αντίγραφο ασφαλείας της, εξακολουθεί να χάνεται χρόνος. Εάν θέλετε να περιορίσετε την επεξεργασία για συγκεκριμένα κελιά ή να προστατέψετε άλλες πτυχές των Φύλλων Google, αυτός ο οδηγός είναι για εσάς.
Τα Φύλλα Google είναι το αντίστοιχο του Excel και παρέχουν μερικά βασικά αλλά ισχυρά εργαλεία υπολογιστικών φύλλων στο cloud. Χρησιμοποιώ πολύ τα Φύλλα και τα Έγγραφα Google. Αν και δεν υπάρχει τίποτα που πρέπει να δούμε, περιέχουν όλα τα απαραίτητα εργαλεία που είναι απαραίτητα για την παραγωγικότητα. Μπορεί να μην είναι τόσο σε βάθος όσο το Office ή ικανά για τόσες πολλές λειτουργίες, αλλά εκτός κι αν είστε λογιστής ή διαχειριστής έργου, δεν θα χρησιμοποιήσετε ούτως ή άλλως τα μισά εργαλεία που παρέχονται με το Office.
Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να προστατεύσετε την εργασία σας στα Φύλλα Google. Θα σας δείξω μερικά από αυτά.
Κλείδωμα κελιών στα Φύλλα Google
Για να περιορίσετε την επεξεργασία για συγκεκριμένα κελιά στα Φύλλα Google, τα κλειδώνετε. Με αυτόν τον τρόπο, μόνο εσείς ή κάποιος που προσθέτετε στην εγκεκριμένη λίστα μπορείτε να τροποποιήσετε αυτά τα κελιά. Όλα τα άτομα με άδεια να τα δουν και να τα δουν αλλά όχι να τα τροποποιήσουν. Είναι ένας πρακτικός τρόπος να ελέγχετε ποιος κάνει τι με τα έγγραφά σας.
Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι για να γίνει αυτό. Μπορείτε να επιλέξετε κελιά και να τα κλειδώσετε ή να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο και να προσθέσετε εξαιρέσεις. Θα σας δείξω την πρώτη μέθοδο εδώ και τη μέθοδο εξαίρεσης σε ένα λεπτό.
- Ανοίξτε το φύλλο σας και επιλέξτε την περιοχή των κελιών που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε Δεδομένα και προστατευμένα φύλλα και περιοχές. Μια γραμμή μενού θα εμφανιστεί στα δεξιά.
- Δώστε στην κλειδαριά ένα ουσιαστικό όνομα και επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων.
- Επιλέξτε Περιορισμός ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος και ορίστε το σε Μόνο εσείς ή προσθέστε άλλους από την Προσαρμοσμένη επιλογή.
- Επιλέξτε Τέλος μόλις τελειώσετε.
Μπορείτε να προσθέσετε άλλα άτομα με τη διεύθυνσή τους στο Gmail ή να επιλέξετε από μια λίστα ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης των Φύλλων Google. Μόλις ολοκληρωθούν, τα κελιά που ορίσατε θα κλειδωθούν σε οποιονδήποτε εκτός από αυτούς που δίνετε άδεια. Η κλειδαριά είναι αόρατη έως ότου κάποιος προσπαθήσει να την τροποποιήσει που δεν είναι στη λίστα.
Εάν δεν θέλετε να κλειδώσετε εντελώς τα κελιά, μπορείτε να εμφανίσετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα. Αυτό σας επιτρέπει να ειδοποιήσετε τον επεξεργαστή ότι τα κελιά που πρόκειται να επεξεργαστούν είναι σημαντικά και να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί.
- Ανοίξτε το φύλλο σας και επιλέξτε την περιοχή των κελιών που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε Δεδομένα και προστατευμένα φύλλα και περιοχές. Μια γραμμή μενού θα εμφανιστεί στα δεξιά.
- Δώστε ένα όνομα στην κλειδαριά και επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων.
- Επιλέξτε Εμφάνιση προειδοποίησης κατά την επεξεργασία αυτής της περιοχής.
- Επιλέξτε Τέλος.
Με αυτήν τη ρύθμιση, οποιοσδήποτε πρόκειται να επεξεργαστεί το προστατευμένο κελί θα δει ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα του λέει «Προσοχή! Προσπαθείτε να επεξεργαστείτε μέρος αυτού του φύλλου που δεν πρέπει να αλλάξει κατά λάθος. Επεξεργασία ούτως ή άλλως; Υπάρχει επίσης ένα συγκεκριμένο κουμπί ΟΚ για να βεβαιωθείτε ότι ο επεξεργαστής θέλει πραγματικά να αλλάξει το κελί. Αυτό είναι χρήσιμο για να υπενθυμίσουμε σε όσους εμπιστεύεστε να επεξεργαστούν το Φύλλο σας ότι αυτά τα συγκεκριμένα κελιά απαιτούν επιπλέον προσοχή.
Κλειδώστε ολόκληρο το Φύλλο Google
Εάν το κλείδωμα των κελιών δεν είναι αρκετό, μπορείτε να κλειδώσετε ολόκληρο το Φύλλο Google για να το κάνετε να διαβάζεται μόνο για όλους εκτός από τους εγκεκριμένους χρήστες. Ακολουθεί μια παρόμοια διαδικασία με την παραπάνω, αλλά καθιστά ολόκληρο το φύλλο ανέγγιχτο και όχι συγκεκριμένα κελιά. Αν παρουσιάζετε ή μοιράζεστε το Φύλλο σας και δεν θέλετε να μπλέξει, έτσι το προστατεύετε.
- Ανοίξτε το φύλλο που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε Δεδομένα και προστατευμένα φύλλα και περιοχές. Μια γραμμή μενού θα εμφανιστεί στα δεξιά.
- Επιλέξτε την εναλλαγή φύλλου αντί για Εύρος.
- Επιλέξτε το συγκεκριμένο φύλλο εάν είναι περισσότερα από ένα.
- Επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων και προσθέστε χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν.
- Επιλέξτε Τέλος.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διάταξη με το κλείδωμα κυψέλης όσον αφορά το κλείδωμα ή την προειδοποίηση. Χρησιμοποιεί την ίδια ρύθμιση όπως παραπάνω, οπότε δεν θα σας κουράσω επαναλαμβάνοντας.
Προσθήκη εξαιρέσεων κελιών σε κλειδωμένο φύλλο
Ανέφερα παραπάνω ότι υπάρχει ένας δεύτερος τρόπος για να κλειδώσετε κελιά και αυτός είναι να κλειδώσετε ολόκληρο το Φύλλο αλλά να προσθέσετε κελιά ως εξαίρεση. Εάν έχετε ένα μεγάλο φύλλο και μόνο ένα ή μερικά κελιά για να κλειδώσετε, αυτός μπορεί να είναι ο απλούστερος τρόπος για να το κάνετε. Να πώς:
- Ακολουθήστε την παραπάνω διαδικασία για να κλειδώσετε ολόκληρο το Φύλλο Google, αλλά σταματήστε πριν από το Βήμα 6.
- Επιλέξτε Εκτός από ορισμένα κελιά κάτω από τον επιλογέα φύλλου.
- Προσθέστε τα κελιά που θέλετε να παραμείνουν επεξεργάσιμα μέσα στο πλαίσιο κάτω. Συνεχίστε μέχρι να συμπεριληφθούν όλα τα κελιά.
- Επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων και προχωρήστε από εκεί.
Μπορείτε να προσθέσετε μεμονωμένες περιοχές επιλέγοντας μία ομάδα και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τον σύνδεσμο Προσθήκη άλλου εύρους από κάτω. Μπορείτε να επαναλάβετε όσο είναι πρακτικό για να ασφαλίσετε πλήρως το Φύλλο σας.
