Εάν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα των Εγγράφων Google (και τόσοι πολλοί άνθρωποι!), τότε γνωρίζετε ότι πρόκειται για μια σουίτα προϊόντων που μοιάζουν με το Office που σας επιτρέπουν να χειρίζεστε υπολογιστικά φύλλα, έγγραφα και παρουσιάσεις όπως το Excel, το Word και το Powerpoint, μόνο χωρίς πρέπει να πληρώσει οτιδήποτε. Τα Φύλλα Google είναι όμοια με το Excel και, ενώ δεν έχουν όλες τις δυνατότητες του Excel, είναι ένα ισχυρό πακέτο λογισμικού παραγωγικότητας που μπορεί να χειριστεί σχεδόν οτιδήποτε του ρίξετε. Είναι ενδιαφέρον ότι τα Φύλλα Google ξεπερνούν το Excel σε έναν σημαντικό τομέα: τον έλεγχο εκδόσεων. Η επαναφορά σε προηγούμενες εκδόσεις του υπολογιστικού φύλλου σας είναι ασήμαντα εύκολη στα Φύλλα Google. Σε αυτό το άρθρο εκμάθησης, θα σας δείξω πώς να το κάνετε.
Για τους περισσότερους οικιακούς ή σχολικούς χρήστες, ο έλεγχος έκδοσης δεν είναι πολύ σημαντικός. Ωστόσο, είναι κρίσιμο για τους επιχειρησιακούς χρήστες, τόσο για εσωτερική παρακολούθηση όσο και για εσωτερικό και εξωτερικό έλεγχο. Είναι επίσης χρήσιμο εάν κάνετε αλλαγές που πρέπει να επιστρέψετε και να διορθώσετε. ("Το αφεντικό μισεί τη νέα διάταξη γραφήματος και θέλει να επιστρέψει όπως ήταν.")
Το κλειδί για την κυριαρχία των Φύλλων στον έλεγχο έκδοσης είναι ότι το Excel (ενώ έχει λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης) εξαρτάται από τις μη αυτόματες αποθηκεύσεις για την κανονική αρχειοθέτηση αρχείων. Τα Φύλλα Google αποθηκεύονται συνεχώς αυτόματα. Υπάρχει ένας ενσωματωμένος μηχανισμός για την επαναφορά των αλλαγών στα Φύλλα Google και ονομάζεται "Ιστορικό εκδόσεων".
Επαναφορά σε προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου στα Φύλλα Google
Μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση οποιουδήποτε Εγγράφου Google μέσω του ίδιου του εγγράφου ή από το Google Drive.
- Ανοίξτε το φύλλο που θέλετε να επαναφέρετε.
- Επιλέξτε το σύνδεσμο κειμένου «Όλες οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν στο Drive» ή «Η τελευταία τροποποίηση ήταν…» στο επάνω μενού.
- Επιλέξτε μια προηγούμενη έκδοση από το μενού διαφανειών που εμφανίζεται στα δεξιά.
- Επιλέξτε το πλαίσιο στο κάτω μέρος δίπλα στην επιλογή Εμφάνιση αλλαγών.
- Επιλέξτε το κουμπί Επαναφορά αυτής της έκδοσης στο επάνω μέρος της οθόνης.
Μόλις επιλέξετε μια προηγούμενη έκδοση με επιλεγμένη την Εμφάνιση αλλαγών, τα Φύλλα θα σας εμφανίσουν στη σελίδα τι διαφέρει μεταξύ των δύο εκδόσεων. Στη συνέχεια, μπορείτε να μετακινηθείτε σε όλες τις προηγούμενες εκδόσεις για να βρείτε την τροποποίηση που θέλετε να διορθώσετε. Στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί Επαναφορά αυτής της αναθεώρησης για να κάνετε ακριβώς αυτό.
Η επιλογή κάθε προηγούμενης έκδοσης θα σας δείξει ακριβώς πώς φαινόταν αυτό το Φύλλο κατά την αποθήκευση. Καθιστά πολύ απλή τη σύγκριση των εκδόσεων, τον εντοπισμό των αλλαγών και την επαναφορά εάν είναι απαραίτητο.
Η Google διατηρεί όλες τις παλιές εκδόσεις των εγγράφων, ώστε η λίστα να είναι μεγάλη.
Μπορείτε επίσης να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση απευθείας από το Google Drive:
- Μεταβείτε στο Google Drive και επιλέξτε Το Drive μου ή Πρόσφατα ανάλογα με το πότε εργαζόσασταν για τελευταία φορά στο έγγραφο.
- Επιλέξτε το «i» στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
- Αυτό θα εμφανίσει το ίδιο μενού διαφανειών στα δεξιά όπως βλέπετε μέσα από το Φύλλο.
- Επιλέξτε Δραστηριότητα και, στη συνέχεια, μια προηγούμενη έκδοση του εγγράφου για να το φορτώσετε.
Εάν ένα έγγραφο αλλάζει συνεχώς, μπορείτε να το κατεβάσετε στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε το εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες στο Google Drive και επιλέξτε Διαχείριση εκδόσεων. Στη συνέχεια, πατήστε ξανά τις τρεις τελείες και επιλέξτε Λήψη. Ωστόσο, κάντε λήψη του φύλλου εκτός ελέγχου έκδοσης.
Λάβετε υπόψη ότι εάν κάνετε αλλαγές σε ένα τοπικό αντίγραφο, θα πρέπει να το ανεβάσετε στο Google Drive για να το συμπεριλάβετε στο ιστορικό αναθεωρήσεων του εγγράφου. Είναι κάτι που πρέπει να λάβετε υπόψη εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί έλεγχο έκδοσης ή ελέγχεται.
Επαναφορά σε προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου στο Excel 2016
Μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Microsoft Excel; Ναι, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου στο Excel, αλλά μόνο εάν είστε συνδεδεμένοι στο SharePoint. Διαφορετικά, το Excel δεν διατηρεί τις προηγούμενες εκδόσεις, εκτός εάν του έχετε ζητήσει ρητά να το κάνει.
- Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel που θέλετε να επαναφέρετε.
- Επιλέξτε Αρχείο και Ιστορικό.
- Επιλέξτε ως προηγούμενη έκδοση από τη λίστα που εμφανίζεται στο κέντρο.
Εάν το Ιστορικό είναι γκριζαρισμένο, σημαίνει ότι το Excel δεν είναι συνδεδεμένο στο SharePoint ή δεν έχει ρυθμιστεί για έλεγχο έκδοσης. Μπορείτε να κάνετε check in SharePoint εάν χρειάζεται.
- Ανοίξτε τη Βιβλιοθήκη από τη γραμμή γρήγορης εκκίνησης.
- Επιλέξτε το έγγραφο του Excel και κάντε δεξί κλικ μεταξύ του ονόματος και της ημερομηνίας.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων. Αυτό μπορεί να εμφανίζεται ως εικονίδιο με τρεις κουκκίδες ανάλογα με την έκδοση του SharePoint που διαθέτετε.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από μια προηγούμενη έκδοση του αρχείου και είτε Προβολή, Επαναφορά ή Διαγραφή όπως χρειάζεστε.
Είναι σίγουρα πιο εύκολο να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου στα Φύλλα Google παρά στο Excel. Οι αυτόνομες παρουσίες του Excel δεν το επιτρέπουν ούτως ή άλλως, αλλά αν είστε χρήστης του SharePoint είναι δυνατό όπως περιγράφεται. Η χρήση των Φύλλων με αυτόν τον τρόπο είναι σίγουρα καλύτερη και κάνει τον έλεγχο παλαιότερων εκδόσεων πιο γρήγορο και πιο ρευστό.
Γνωρίζετε κάποιον άλλο τρόπο επαναφοράς σε προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου στα Φύλλα Google; Πείτε μας για αυτό παρακάτω αν το κάνετε.