Εάν έχετε ένα ρόστερ γεμάτο ονόματα, μπορεί να είναι χρήσιμο να τα χωρίσετε ανά όνομα και επίθετο. Ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε μια λίστα με τα επώνυμα των πελατών ή των υπαλλήλων σας και τα ονόματα είναι χρήσιμα για χαιρετισμούς και μηνύματα.
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι για να χωρίσετε μια στήλη με πλήρη ονόματα σε ξεχωριστές στήλες στα Φύλλα Google. Ας δούμε δύο απλές και αποτελεσματικές μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Χρησιμοποιήστε το Εργαλείο διαίρεσης κειμένου σε στήλες
Εδώ είναι ο πιο απλός τρόπος για να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε διαφορετικές στήλες χρησιμοποιώντας τα εργαλεία των Φύλλων Google.
- Δημιουργήστε ένα αντίγραφο των κελιών στη στήλη με τα πλήρη ονόματα. Το εργαλείο Διαίρεση κειμένου σε στήλες θα αλλάξει τα ονόματα που βρίσκονται μέσα στη στήλη που διαχωρίσατε. Εάν θέλετε να διατηρήσετε ανέπαφα τα αρχικά ονόματα, θα πρέπει να εφαρμόσετε το πρόσθετο σε μια αντιγραμμένη έκδοση της αρχικής στήλης.
- Επικολλήστε τα ονόματα στο επάνω κελί της στήλης όπου θέλετε να χωριστούν.
- Επιλέξτε τα πρόσφατα επικολλημένα κελιά, επιλέξτε "Δεδομένα" από το επάνω μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Διαίρεση κειμένου σε στήλες."
- Το προηγούμενο βήμα χωρίζει αυτόματα τα δεδομένα σας, αλλά πρέπει να επιλέξετε α Διαχωριστής πριν εμφανιστεί η διάσπαση. Στο Αναπτυσσόμενο μενού διαχωρισμού, επιλέξτε "Χώρος, το οποίο χωρίζει τα ονόματα μεταξύ διαστημάτων για να διαχωρίσει το όνομα και το επώνυμο σε ξεχωριστά κελιά.
- Αφού χωρίσετε τα ονόματα, τα κελιά σας θα πρέπει να μοιάζουν με την παρακάτω εικόνα:
Εάν κάθε όνομα στο ρόστερ σας αποτελείται μόνο από ένα όνομα και ένα επώνυμο, η παραπάνω μέθοδος τα χωρίζει στα δύο.
Για τον διαχωρισμό ονομάτων με μεσαία αρχικά ή γραμμένα μεσαία ονόματα, ακολουθήστε την ίδια διαδικασία όπως παραπάνω, εκτός από το ότι θα χωρίσει και τα τρία ονόματα σε γειτονικά κελιά.
Λάβετε υπόψη ότι η ανάμειξη κελιών ονόματος και επωνύμου με αυτά που περιλαμβάνουν μεσαία ονόματα ή αρχικά θα προκαλέσει ακατάλληλες δομές στηλών, όπως φαίνεται ΕΠΙΣΗΣ παραπάνω.
Διαχωρισμός πλήρων ονομάτων με διλεκτικά ονόματα, παύλες ή απόστροφα
Η χρήση κόμματος (Επώνυμο, Όνομα) προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία όσον αφορά τον διαχωρισμό ονομάτων στα φύλλα Google. Εάν τα κόμματα χωρίζουν τα πλήρη ονόματα, επιλέξτε το "Κόμμα" Διαχωριστής αντί του "Χώρος" ένας.
Αυτό το σενάριο είναι βολικό όταν χρειάζεται να εμφανίσετε σωστά συγκεκριμένα ονόματα, όπως "Oswald, Betty Grace" ή "Riley, Mary Kate". Λειτουργεί επίσης για ονόματα με παύλες και απόστροφα. Εφόσον έχετε κόμματα μεταξύ κάθε μέρους των ονομάτων, το "Κόμμα"Διαχωριστής θα λειτουργήσει τέλεια.
Χρησιμοποιήστε ένα πρόσθετο Φύλλων Google για να διαχωρίσετε τα πλήρη ονόματα
Εάν χρειάζεστε μεσαία ονόματα που ΔΕΝ ανακατεύουν τη στοίχιση κελιών, η εγκατάσταση του πρόσθετου Split Names μπορεί να είναι πιο βολική. Η επέκταση δεν είναι δωρεάν, αλλά είναι σχετικά προσιτή και περιλαμβάνει δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εγκαταστήσετε το Split Names.
- Κάντε κλικ στο "Πρόσθετα" στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ "Λήψη πρόσθετων"
- Στη γραμμή αναζήτησης, πληκτρολογήστε "διαχωρισμένα ονόματα", και μετά κάντε κλικ στο πρόσθετο για να ανοίξετε τη σελίδα του
- Κάντε κλικ "Εγκαθιστώ" και ακολουθήστε τις οδηγίες.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Split Names στα Φύλλα Google
- Επιλέξτε τα κελιά με πλήρη ονόματα στη στήλη και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Πρόσθετα -> Διαχωρισμός ονομάτων -> Έναρξη"
- Επιλέξτε και αποεπιλέξτε τις επιλογές ονόματος:
Ονομα
Μεσαίο όνομα
Επίθετο
Χαιρετισμός/τίτλος
Επίθημα ονόματος/μετα-ονομαστικά γράμματα
Η στήλη μου έχει κεφαλίδα
- Επιλέγω "Διαίρεση" και τα αποτελέσματά σας θα πρέπει να είναι παρόμοια με την παρακάτω εικόνα
Όταν επιλέγετε "Διαίρεση," το πρόσθετο θα δημιουργήσει νέες στήλες και θα προσθέσει αυτόματα κεφαλίδες σε καθεμία, εκτός εάν καταργήσετε την επιλογή του "Η στήλη μου έχει κεφαλίδα" επιλογή.
Είναι σαφές ότι αυτό το πρόσθετο είναι πολύ αποτελεσματικό και διαχωρίζει τα πλήρη ονόματα με ευκολία.
Αφού κάνετε κλικ στο "Διαίρεση," θα λάβετε τρεις ξεχωριστές στήλες. Εάν υπάρχουν πολλά μεσαία ονόματα, όλα μπαίνουν στη στήλη Μεσαίο όνομα.
Λίγα λόγια για τα τιμητικά, τα επιθήματα και τα σύνθετα επώνυμα
Το πρόσθετο Split Names των Φύλλων Google από την Ablebits είναι ευέλικτο και καλύπτει πολλούς διαφορετικούς τύπους ονομάτων. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τα Επιθήματα/μεταονομαστικά γράμματα, όπως Jr./Sr. και μετα-ονομαστικούς τίτλους όπως Esq. ή Ph.D.
Εάν το πλήρες όνομα ενός ατόμου δεν περιέχει τίτλο ή επίθημα, το πεδίο του θα παραμείνει κενό.
Άλλες μέθοδοι καθιστούν δύσκολο τον διαχωρισμό σύνθετων επωνύμων, αλλά αυτό το πρόσθετο αναγνωρίζει ότι προθέματα όπως "de" ή "von" αποτελούν μέρος του επωνύμου.
Ανεξάρτητα από τα εκπληκτικά οφέλη του πρόσθετου, δεν είναι αλάνθαστο. Για παράδειγμα, το εργαλείο χωρίζει το επώνυμο του διάσημου φυσικού Van der Graaff σε μεσαίο όνομα Van και επώνυμο der Graaff.
Κλείνοντας, η χρήση του πρόσθετου Split Names στα Φύλλα Google είναι πιο βολική και είναι πολύ καλύτερη στον χειρισμό ονομάτων, προθεμάτων και επιθημάτων. Το μειονέκτημα είναι ότι το πρόσθετο χρειάζεται λίγο χρόνο για να δημιουργήσει νέες στήλες για μεγάλες λίστες. Επίσης, ορισμένοι χρήστες προτιμούν να μην βασίζονται καθόλου σε πρόσθετα, ειδικά εάν είναι απαραίτητο να πληρώσουν για αυτά.
Εάν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε Διαίρεση κειμένου σε στήλες, θα έχετε πιο γρήγορα αποτελέσματα. Κάθε μέρος του πλήρους ονόματος θα μπαίνει σε διαφορετικές στήλες. Αυτή η μέθοδος είναι πιο γρήγορη, αλλά μπορεί να είναι δύσκολη η στρογγυλοποίηση όλων των επωνύμων ή των μεσαίων ονομάτων.
Μπορεί επίσης να προτιμάτε να χρησιμοποιείτε τύπους αντί για αυτές τις μεθόδους. Όποια προσέγγιση κι αν επιλέξετε, τα Φύλλα Google κάνουν αυτή τη διαδικασία αρκετά απλή.