Η πραγματοποίηση μιας μεγάλης ομαδικής συνάντησης μπορεί συχνά να δυσκολέψει τις ανοιχτές συζητήσεις και την ανταλλαγή ιδεών. Ευτυχώς, με τις Ομάδες της Microsoft, η συμμετοχή στις αίθουσες επιλογών μπορεί να κάνει την επικοινωνία μεταξύ μιας μικρής ομάδας πολύ πιο ομαλή. Εάν μόλις ξεκινήσατε να χρησιμοποιείτε το Teams, μπορεί να μην γνωρίζετε πώς ακριβώς μπορείτε να εγγραφείτε σε ένα τέτοιο δωμάτιο. Μην ανησυχείτε, σας έχουμε καλύψει.
Αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, θα απομακρυνθείτε γνωρίζοντας πώς να εγγραφείτε, να δημιουργήσετε, να μετονομάσετε ή να κλείσετε μια αίθουσα επιμέρους πληροφοριών στο Microsoft Teams. Θα απαντήσουμε επίσης σε άλλες πολύτιμες ερωτήσεις, ώστε να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το ισχυρό λογισμικό ομαδικής συνεργασίας.
Πώς να συμμετάσχετε σε Breakout Rooms στο Microsoft Teams;
Οι αίθουσες επιλογών στο Microsoft Teams μπορούν να κάνουν την επικοινωνία της ομάδας πολύ πιο εύκολη. Με την εγγραφή σας σε ένα δωμάτιο, θα μπορείτε να συζητήσετε τις λεπτομέρειες της στρατηγικής μάρκετινγκ με μια ομάδα ειδικά χτισμένη γύρω από αυτό. Ίσως είστε φοιτητής και ο καθηγητής σας πρέπει να σας προσθέσει σε μια ξεχωριστή αίθουσα για ορισμένες ομαδικές εργασίες.
Να γνωρίζετε ότι μόνο οι διοργανωτές της σύσκεψης μπορούν να δημιουργήσουν αυτές τις αίθουσες. Αυτό σημαίνει ότι θα μπορείτε να συμμετάσχετε σε μια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων μόνο όταν ο διοργανωτής δημιουργήσει μία. Η εφαρμογή θα σας μεταφέρει αμέσως στο δωμάτιο ή θα λάβετε μια πρόσκληση να συμμετάσχετε.
Στην επιφάνεια εργασίας
- Εάν δεν προστεθείτε αυτόματα στο δωμάτιο, περιμένετε να εμφανιστεί η πρόσκληση.
- Όταν εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο «Συμμετοχή στο δωμάτιο».
- Τώρα μπορείτε να συνομιλήσετε σε αυτήν την αίθουσα ξεχωριστά από την κύρια συνάντηση.
- Για να επιστρέψετε στην κεντρική συνάντηση, κάντε κλικ στο κουμπί «Επιστροφή». Δεν θα δείτε αυτήν την επιλογή εάν ο διοργανωτής της σύσκεψής σας δεν την έχει ενεργοποιήσει προηγουμένως.
- Επιστρέψτε στην αίθουσα επιμέρους δοκιμών κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εγγραφή δωματίου".
Σε φορητές συσκευές
- Περιμένετε να εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο.
- Μόλις το κάνει, πατήστε "Συμμετοχή" για να μεταβείτε στην αίθουσα επιμέρους συσκέψεων.
- Σε περίπτωση που χάσετε την αρχική πρόσκληση, θα υπάρχει ένα banner στο επάνω μέρος του κύριου παραθύρου της συνάντησης. Κάντε κλικ στο «Συμμετοχή» εκεί.
- Κάντε εναλλαγή μεταξύ της κεντρικής σύσκεψης και της αίθουσας επιμέρους συσκέψεων πατώντας στα κουμπιά "Επιστροφή" και "Συμμετοχή στην αίθουσα". Ωστόσο, αυτή η δυνατότητα ενδέχεται να μην είναι πάντα διαθέσιμη.
Πώς να δημιουργήσετε ένα Breakout Room στο Microsoft Teams;
Η δημιουργία μιας αίθουσας συζητήσεων ως διοργανωτής σύσκεψης μπορεί να σας βοηθήσει να χωρίσετε τους συμμετέχοντες σε μικρότερες ομάδες. Αυτή η δυνατότητα είναι βολική για συναντήσεις τάξης ή οποιαδήποτε άλλη συνάντηση που περιλαμβάνει ομαδική εργασία.
Εάν δεν έχετε διαχειριστεί ποτέ δωμάτια επιμέρους συσκέψεων, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή:
- Συνδεθείτε στην εφαρμογή υπολογιστή σας στο Teams.
- Ανοίξτε τη σελίδα "Ρυθμίσεις" κάνοντας κλικ στην εικόνα του προφίλ σας.
- Μεταβείτε στην ενότητα "Γενικά" και βρείτε την καρτέλα "Εφαρμογή".
- Βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Ενεργοποίηση νέας εμπειρίας συνάντησης".
- Επανεκκινήστε την εφαρμογή.
Τώρα θα είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια αίθουσα επιμέρους συζητήσεων στην κεντρική σύσκεψη. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά σημεία που αξίζει να γνωρίζετε:
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες στο Teams χρησιμοποιούν την πιο πρόσφατη έκδοση της εφαρμογής.
- Χρησιμοποιήστε την έκδοση της εφαρμογής επιτραπέζιου υπολογιστή για να δημιουργήσετε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων.
- Πρέπει να είστε ο διοργανωτής της σύσκεψης για να δείτε την επιλογή δωματίου επιμέρους συσκέψεων στο μενού ελέγχου.
- Οι αίθουσες επιμέρους συσκέψεων είναι διαθέσιμες μόνο όταν ξεκινάτε ένα "Meet Now" σε ένα συγκεκριμένο κανάλι ή ημερολόγιο ή σε ιδιωτικές προγραμματισμένες συσκέψεις. Δεν θα έχετε την επιλογή να κάνετε αυτά τα δωμάτια σε τακτικές κλήσεις.
- Κανένας από τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη δεν θα έχει την επιλογή να δημιουργήσει (ή να δει) την επιλογή αιθουσών επιμέρους συσκέψεων και δεν μπορείτε να του αναθέσετε αυτήν τη δυνατότητα.
Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία αιθουσών επιμέρους πληροφοριών στο Microsoft Teams:
- Ξεκινήστε τη συνάντηση όπως κάνετε συνήθως.
- Περιμένετε να συμμετάσχουν οι συμμετέχοντες.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Δωμάτια διάσπασης" στο μενού ελέγχου. Είναι το κουμπί μεταξύ της έλλειψης πρόσθετων επιλογών και των χειριστηρίων αντίδρασης.
- Στην ενότητα "Ρυθμίσεις δωματίου", επιλέξτε πόσα δωμάτια χρειάζεστε.
- Στην ενότητα "Συμμετέχοντες", επιλέξτε πώς θέλετε η εφαρμογή να αναθέτει νέα άτομα στην αίθουσα. Μπορείτε είτε να επιλέξετε "Αυτόματα", το οποίο θα εκχωρήσει όλα τα άτομα στη συγκεκριμένη αίθουσα ή "Μη αυτόματα", όπου προσθέτετε οι ίδιοι συμμετέχοντες. Σημειώστε ότι δεν μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την προτίμηση αργότερα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία δωματίων" για να ολοκληρώσετε.
Έχετε πλέον δημιουργήσει μια αίθουσα επιμέρους πληροφοριών στο Microsoft Teams. Θα δείτε τη λίστα με όλα τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων μαζί με τις επιλογές διαχείρισης δωματίου στη δεξιά πλαϊνή γραμμή.
Πώς να εκχωρήσετε μια αίθουσα επιλογών στο Microsoft Teams;
Εάν επιλέξατε την επιλογή "Μη αυτόματα" κατά τη δημιουργία μιας αίθουσας επιμέρους συσκέψεων, θα πρέπει να προσθέσετε μόνοι σας τους συμμετέχοντες. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το κάνετε:
- Αφού δημιουργήσετε ένα δωμάτιο, κάντε κλικ στο «Ανάθεση συμμετεχόντων». Θα δείτε μια λίστα με τους κύριους συμμετέχοντες στη σύσκεψη στη δεξιά πλαϊνή γραμμή.
- Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) που θέλετε να προσθέσετε στο δωμάτιο.
- Κάντε κλικ στο "Ανάθεση" και επιλέξτε ένα δωμάτιο όπου θέλετε να προσθέσετε αυτές τις επαφές.
- Εάν θέλετε να δημιουργήσετε περισσότερες αίθουσες επιμέρους, επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3 έως ότου αντιστοιχίσετε όλους στα δωμάτιά τους.
Σημείωση: Οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη που συμμετείχαν με επιτραπέζιο τηλέφωνο δεν θα μπορούν να συμμετάσχουν στις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κεντρική συνάντηση ως αίθουσα συνεδριάσεων.
Πώς να μετονομάσετε ένα Breakout Room στο Microsoft Teams;
Η μετονομασία μιας αίθουσας διαμερισμάτων είναι ιδιαίτερα βολική όταν εργάζεστε με πολλά δωμάτια. Μπορείτε να ονομάσετε κάθε ομάδα, ώστε να αντιπροσωπεύει καλύτερα την εργασία ή τα άτομα που της έχουν ανατεθεί. Αυτή είναι μια σχετικά απλή εργασία που περιλαμβάνει μόνο μερικά βήματα:
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το δωμάτιο που θέλετε να μετονομάσετε και κάντε κλικ στο κουμπί έλλειψης. Αυτό θα εμφανίσει περισσότερες επιλογές.
- Κάντε κλικ στην επιλογή «Μετονομασία δωματίου» από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Μετονομάστε την ομάδα και πατήστε "Μετονομασία δωματίου" για να τελειώσετε.
- Επαναλάβετε τα βήματα 1-3 για όλες τις ομάδες που χρειάζονται μετονομασία.
Πώς να κλείσετε ένα Breakout Room στο Microsoft Teams;
Εάν κλείσετε μια αίθουσα διαλείμματος, όλοι οι συμμετέχοντες θα επιστρέψουν στην κεντρική συνάντηση. Μπορείτε είτε να κλείσετε τις αίθουσες επιλογών μεμονωμένα είτε ταυτόχρονα.
Κλείστε μεμονωμένα ένα δωμάτιο επιμέλειας
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την κατάσταση δωματίου "Άνοιγμα" στη δεξιά πλαϊνή γραμμή.
- Κάντε κλικ στο κουμπί έλλειψης για περισσότερες επιλογές.
- Επιλέξτε «Κλείσιμο δωματίου» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Κλείστε ταυτόχρονα όλα τα δωμάτια επιμέρους διαμερισμάτων
- Επιλέξτε την επιλογή "Κλείσιμο δωματίων" στη δεξιά πλαϊνή γραμμή.
Αυτά τα δωμάτια θα αλλάξουν τώρα την κατάστασή τους σε "Κλειστά". Όταν όλοι οι συμμετέχοντες επιστρέψουν στην κεντρική σύσκεψη, κάντε κλικ στο "Συνέχιση" για να συνεχίσετε τη σύσκεψη.
Πώς να επιτρέψετε στους συμμετέχοντες να επιστρέψουν στην κύρια συνάντηση σε ομάδες;
Από προεπιλογή, οι συμμετέχοντες δεν μπορούν να επιστρέψουν στην κεντρική σύσκεψη ενώ βρίσκονται στην αίθουσα επιμέρους συσκέψεων. Θα πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή εκ των προτέρων. Ευτυχώς, η όλη διαδικασία είναι παιχνιδάκι:
- Μεταβείτε στην κορυφή της αίθουσας επιλογών και κάντε κλικ στην έλλειψη για περισσότερες επιλογές.
- Κάντε κλικ στο "Ρυθμίσεις δωματίου".
- Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής που επιτρέπει στους συμμετέχοντες να επιστρέψουν στην κεντρική συνάντηση.
Οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη θα έχουν πλέον την επιλογή να κάνουν κλικ στο κουμπί "Επιστροφή" στην αίθουσα επιμέρους συσκέψεων για να τους επιστρέψουν στην κεντρική σύσκεψη. Επίσης, μπορούν να επιστρέψουν στην αίθουσα επιμέρους συσκέψεων κάνοντας κλικ στο κουμπί "Συμμετοχή στο δωμάτιο".
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Ακολουθούν ορισμένες ακόμη ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Microsoft Teams.
Τι γίνεται με τη χρήση ομάδων και καναλιών για την εκδήλωση;
Οι ομάδες και τα κανάλια είναι βασικά στοιχεία του Microsoft Teams. Οι ομάδες δημιουργούν μια ομάδα ανθρώπων, περιεχόμενο ή εργαλεία που περιβάλλουν συγκεκριμένα έργα μέσα σε έναν οργανισμό. Μπορούν να είναι είτε ιδιωτικά είτε δημόσια. Εάν ο κύριος στόχος είναι μια ομάδα να ανταλλάσσει ιδιωτικά πληροφορίες σε ένα συγκεκριμένο κανάλι, μπορείτε να δημιουργήσετε αίθουσες επισκέψεων. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη στις "Συναντήσεις τώρα" (Συσκέψεις καναλιού).
Μπορείτε να έχετε τυπικές αίθουσες επιμέρους καναλιών όπου μπορούν να συμμετέχουν όλοι ή ένα ιδιωτικό κανάλι όπου πρέπει να προσκαλέσετε συμμετέχοντες.
Μερικά από τα πλεονεκτήματα της χρήσης ομάδων και καναλιών περιλαμβάνουν την εύκολη κοινή χρήση υλικού, την απουσία κοινής χρήσης σύσκεψης URL και μια πάντα διαθέσιμη επιλογή συνομιλίας.
Τι γίνεται με τις ομάδες φορητών συσκευών;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Microsoft Teams για να παρακολουθήσετε συσκέψεις στη συσκευή σας iOS ή Android. Μπορείτε να κάνετε λήψη της εφαρμογής από το App Store ή το Google Play. Όσον αφορά την πρόσβαση σε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων, μπορείτε να συμμετάσχετε σε αυτά από την κινητή συσκευή σας, αλλά δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την έκδοση για υπολογιστές. Εκτός από αυτό, η εφαρμογή Teams για κινητά σάς επιτρέπει να συνομιλείτε, να καλείτε, να μοιράζεστε και να ανεβάζετε αρχεία, να κάνετε εναλλαγή μεταξύ δωματίων ή να τα αφήνετε. Όταν ο διοργανωτής της σύσκεψης κλείνει μια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων, το τηλέφωνό σας θα σας ανακατευθύνει αυτόματα στην κεντρική σύσκεψη.
Συνολικά, το Mobile Teams είναι μια εξαιρετική εναλλακτική για να παρακολουθείτε συσκέψεις εάν ο υπολογιστής σας δεν είναι προσβάσιμος. Η οργάνωση ενός, ωστόσο, είναι πολύ πιο αποτελεσματική όταν γίνεται στην έκδοση για υπολογιστές.
Εξοικείωση με τις αίθουσες επιμέρους ομάδων της Microsoft
Η δημιουργία και η διαχείριση αιθουσών επιλογών στο Microsoft Teams δεν είναι επιστήμη. Η γνώση του τρόπου λειτουργίας αυτών των δωματίων θα σας βοηθήσει να οργανώσετε καλύτερα κάθε συνάντηση που στέκεστε πίσω. Γι' αυτό ακριβώς φτιάξαμε αυτόν τον οδηγό. Ας ελπίσουμε ότι τώρα θα μπορείτε να εγγραφείτε, να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων με ευκολία.
Για ποιες εργασίες δημιουργείτε συνήθως αίθουσες επιλογών; Σας είναι πιο εύκολο να διαχειριστείτε μια συνάντηση με αυτές τις αίθουσες; Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.