Εάν στέλνετε και λαμβάνετε τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά σχεδιάζετε να πάτε σύντομα διακοπές, τότε η ρύθμιση των αυτοματοποιημένων απαντήσεων θα είναι σωτήρια για εσάς. Οι αυτόματες απαντήσεις είναι κείμενα που δημιουργούνται από μηχανή και ενεργοποιούνται μόλις λάβετε ένα email αλλά είστε εκτός γραφείου για να απαντήσετε σε αυτό. Με αυτόν τον τρόπο, ο αποστολέας θα γνωρίζει ότι βρίσκεστε εκτός γραφείου για διακοπές και θα σώζει τα εισερχόμενά σας από τον επόμενο βομβαρδισμό μέσω email.
Εάν αναζητάτε έναν εύκολο τρόπο για να ρυθμίσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου" στο Outlook, τότε αυτός ο οδηγός είναι για εσάς. Το παρακάτω άρθρο εξετάζει τη ρύθμιση απαντήσεων "εκτός γραφείου" στο Outlook σε διάφορες πλατφόρμες.
Πώς να εγκαταστήσετε εκτός γραφείου στο Outlook σε υπολογιστή
Εάν χρησιμοποιείτε την έκδοση web του Outlook σε υπολογιστή για αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε η ρύθμιση μιας απάντησης "εκτός γραφείου" μπορεί να γίνει γρήγορα σε μερικά βήματα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι:
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Outlook στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
- Κάντε κλικ στο «Εικονίδιο με το γρανάζι» στην επάνω δεξιά γωνία.
- Κάντε κλικ στο "Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook".
- Επιλέξτε την καρτέλα "Mail".
- Ενεργοποιήστε την επιλογή "Αυτόματες απαντήσεις σε".
- Πληκτρολογήστε το "
εκτός γραφείου" απάντηση στο πλαίσιο κειμένου.
- Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση» και το παράθυρο θα κλείσει.
Στο Βήμα 5, κάτω από το "Αυτόματες απαντήσεις ενεργές", θα βρείτε μια άλλη επιλογή με το όνομα "Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου". Αυτή η επιλογή είναι ιδανική εάν θέλετε να στέλνετε απαντήσεις "εκτός γραφείου" μόνο για περιορισμένο χρονικό διάστημα, όπως η έναρξη και το τέλος των διακοπών σας.
Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής σάς εξοικονομεί επίσης από το επιπλέον βήμα της επιστροφής στο Outlook όταν θέλετε να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις.
Πώς να εγκαταστήσετε εκτός γραφείου στο Outlook στην εφαρμογή iPhone
Το Outlook διαθέτει μια φανταστική έκδοση για κινητά που είναι διαθέσιμη στο App Store. Εάν διαχειρίζεστε τα email σας από την άνεση του iPhone σας, τότε η ρύθμιση των απαντήσεων "Out of Office" είναι αρκετά απλή.
Ακολουθούν τα βήματα για να ξεκινήσετε:
- Εκκινήστε την εφαρμογή "Outlook" στο iPhone σας.
- Κάντε κλικ στο "Αρχική σελίδα".
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις".
- Επιλέξτε τον λογαριασμό σας στο Outlook.
- Πατήστε την επιλογή "Αυτόματες απαντήσεις".
- Πατήστε το διακόπτη "Αυτόματες απαντήσεις" για να ενεργοποιήσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου".
- Πληκτρολογήστε το "
εκτός γραφείου" απάντηση στο πλαίσιο κειμένου κάτω από την εναλλαγή "Αυτόματες απαντήσεις".
Αφού επιστρέψετε στο γραφείο σας, απλώς επιστρέψτε στον λογαριασμό σας στο Outlook στην εφαρμογή Outlook και ακολουθήστε τα ίδια βήματα μέχρι το Βήμα 6. Πατήστε στην εναλλαγή "Αυτόματες απαντήσεις" για να απενεργοποιήσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου".
Πώς να εγκαταστήσετε εκτός γραφείου στο Outlook σε Android
Η εργασία στην εφαρμογή Android Outlook είναι μια εξαιρετική εμπειρία, αλλά η ενεργοποίηση των απαντήσεων "εκτός γραφείου" πριν πάτε διακοπές είναι ακόμα πιο απλή. Πριν φύγετε από την πόλη, ενεργοποιήστε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου" με τα εξής βήματα:
- Εκκίνηση της εφαρμογής "Outlook" στο Android σας.
- Επιλέξτε το "Αρχική σελίδα" στην επάνω αριστερή γωνία. είναι τρεις οριζόντιες γραμμές.
- Εισαγάγετε "Ρυθμίσεις".
- Επιλέξτε τον λογαριασμό για να ρυθμίσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου".
- Πατήστε «Αυτόματες απαντήσεις» κάτω από τον τίτλο του λογαριασμού για να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο.
- Πληκτρολογήστε το "
εκτός γραφείου" κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πλαίσιο "Απάντηση σε όλους με."
- Επιλέξτε το εικονίδιο «Έλεγχος» στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Τώρα δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως δεν κρατάτε τους πελάτες σας ενήμερους.
Πώς να εγκαταστήσετε εκτός γραφείου στο Outlook σε ένα iPad
Η χρήση του Outlook σε ένα iPad σάς επιτρέπει να εργάζεστε και να διαχειρίζεστε τα email σας στην ίδια συσκευή. Ως μπόνους, εάν σκοπεύετε να πάρετε άδεια από το γραφείο σας, δεν χρειάζεται να κάνετε ένα ειδικό ταξίδι στη δουλειά. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου" του Outlook απευθείας από το iPad σας σε μερικά βήματα.
Θα χρειαστεί να ξεκινήσετε από:
- Εκκινήστε την εφαρμογή "Outlook" στο iPad σας.
- Πατήστε το εικονίδιο "Αρχική σελίδα" που είναι ορατό στην επάνω αριστερή γωνία.
- Επιλέξτε το εικονίδιο "Ρυθμίσεις".
- Πατήστε στο λογαριασμό σας στο Outlook.
- Επιλέξτε την επιλογή "Αυτόματες απαντήσεις".
- Επιλέξτε το διακόπτη "Αυτόματες απαντήσεις" για να ενεργοποιήσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου".
- Πληκτρολογήστε το "
εκτός γραφείου" απάντηση στο πλαίσιο κειμένου κάτω από την εναλλαγή "Αυτόματες απαντήσεις".
Το Outlook σας θα απαντά πλέον αυτόματα στα email που λαμβάνετε στο iPad σας.
Οι λογαριασμοί Exchange λειτουργούν ελαφρώς διαφορετικά από τους κανονικούς λογαριασμούς Gmail και Yahoo. Εάν διαθέτετε λογαριασμό Exchange στο Outlook, τότε μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου" με τα ακόλουθα βήματα:
- Εκκινήστε την εφαρμογή "Ρυθμίσεις" στο iPad σας.
- Επιλέξτε "Λογαριασμοί και κωδικοί πρόσβασης".
- Επιλέξτε τον λογαριασμό email για να ενεργοποιήσετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε "Αυτόματη απάντηση", ενεργοποιώντας το.
- Επιλέξτε μια "Ημερομηνία λήξης" για να καθορίσετε πότε θα σταματήσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου".
- Πληκτρολογήστε το επιθυμητό "
εκτός γραφείου" απάντηση στο "Μήνυμα Εκτός". - Επιλέξτε το κουμπί «Αποθήκευση».
- Κλείστε την εφαρμογή "Ρυθμίσεις".
Ο λογαριασμός Exchange στο Outlook σας θα στέλνει "εκτός γραφείου" απαντήσεις όπως και κάθε άλλος λογαριασμός email.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να το απενεργοποιήσω ξανά όταν είμαι πίσω στο γραφείο;
Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις "εκτός γραφείου" στο Outlook, μπορείτε να το κάνετε εύκολα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Outlook στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
2. Κάντε κλικ στο «Εικονίδιο με το γρανάζι» στην επάνω δεξιά γωνία.
3. Κάντε κλικ στο "Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook".
4. Επιλέξτε την καρτέλα "Mail".
5. Απενεργοποιήστε την εναλλαγή "Αυτόματες απαντήσεις".
Υποστηρίζει το Outlook απαντήσεις "Εκτός γραφείου" για το Gmail;
Το Outlook υποστηρίζει απαντήσεις "εκτός γραφείου" για το Gmail καθώς και το Yahoo. Η ρύθμιση των απαντήσεων "εκτός γραφείου" είναι σχετικά απλή για λογαριασμούς Gmail και Yahoo στο Outlook. Οι λογαριασμοί του Microsoft Exchange λειτουργούν παρόμοια με μια μικρή διαφορά για τη ρύθμιση των απαντήσεων "εκτός γραφείου".
Κρατήστε τους πελάτες σας στο βρόχο
Όλοι αξίζουν ένα διάλειμμα πότε πότε, αλλά είναι καλύτερο να ρυθμίσετε τις απαντήσεις "εκτός γραφείου" στον λογαριασμό σας στο Outlook πριν φύγετε από το γραφείο. Μπορεί να είναι σωτήριο, καθώς επιτρέπει στους πελάτες να γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι για άμεση απάντηση. Μπορεί επίσης να γνωρίζουν πότε να περιμένουν απάντηση εάν παρείχατε αυτού του είδους τις πληροφορίες στην απάντησή σας "εκτός γραφείου", κάνοντας την επικοινωνία πολύ πιο εύκολη και τη ζωή πολύ πιο απλή.
Πόσο συχνά ορίζετε απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook; Απενεργοποιείτε χειροκίνητα τις αυτόματες απαντήσεις; Πείτε μας στην ενότητα σχολίων παρακάτω.