Η διαχείριση εγγράφων είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα στο SharePoint. Στις επιχειρήσεις, τα έγγραφα είναι συχνά εξελισσόμενα πράγματα. Μπορεί να ξεκινήσουν στο OneDrive για επιχειρήσεις και να καταλήξουν στον ιστότοπο της ομάδας του οργανισμού. Τα έγγραφα αλλάζουν συχνά τοποθεσίες, επομένως είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε τις λεπτομέρειες της μετακίνησης εγγράφων στο SharePoint.
Πολλαπλοί τρόποι για να το κάνετε
Όλοι όσοι έχουν εργαστεί στο SharePoint γνωρίζουν ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία. Η μετακίνηση εγγράφων δεν αποτελεί εξαίρεση. Το αν θα καταλήξετε να χρησιμοποιείτε την Εξερεύνηση αρχείων ή το Εργαλείο μετεγκατάστασης εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως ο αριθμός των εγγράφων που μετακινούνται, η σημασία της διατήρησης ιστορικού εκδόσεων, τα μεταδεδομένα και άλλα.
1. Εξερεύνηση αρχείων
Για να μετακινήσετε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση αρχείων, ανοίξτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων προορισμού και προέλευσης (δεν έχει σημασία αν πρόκειται για τον ίδιο ιστότοπο). Επιλέγω Εξερεύνηση αρχείων στο αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό ανοίγει μια προβολή εξερευνητή για καθεμία από τις βιβλιοθήκες. Χρησιμοποιήστε το drag-&-drop για να μετακινήσετε στοιχεία μεταξύ των δύο προβολών εξερευνητή.
Μπορείτε να μετακινήσετε φακέλους και αρχεία και να διατηρήσετε τύπους περιεχομένου, εάν και οι θέσεις προέλευσης και προορισμού έχουν καθορισμένους τύπους περιεχομένου. Αυτή η μέθοδος διατηρεί επίσης προσαρμοσμένα μεταδεδομένα εάν και οι θέσεις προέλευσης και προορισμού ορίζονται χρησιμοποιώντας τα ίδια μεταδεδομένα.
Ωστόσο, η διαδικασία είναι χειροκίνητη και είναι περισσότερο αντίγραφο παρά μετακίνηση, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να διαγράψετε τα στοιχεία πηγής μετά τη μετακίνηση. Δεν διατηρεί το ιστορικό εκδόσεων ή το δημιουργημένο, δημιουργημένο από, τροποποιημένο και τροποποιημένο από ιδιότητες.
2. Μετακίνηση σε/Αντιγραφή σε
Αν και χρήσιμο και απλό, το Μετακομίζω κάπου και Αντέγραψε στο Οι εντολές είναι διαθέσιμες μόνο στο SharePoint Online. Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να μετακινήσετε έγγραφα από το OneDrive για επιχειρήσεις ή το SharePoint σε έναν προορισμό στο SharePoint ή το OneDrive. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ σε μία από τις δύο εντολές. ο Μετακομίζω κάπου Η επιλογή θα μετακινήσει το έγγραφό σας με προστασία μεταδεδομένων και ιστορικού εκδόσεων σε διαφορετικό φάκελο μέσα στην ίδια βιβλιοθήκη, σε άλλη βιβλιοθήκη ή σε διαφορετικό ιστότοπο.
Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για τους τελικούς χρήστες, καθώς είναι απλή και απλή. Σας επιτρέπει να αντιγράψετε και να μετακινήσετε τόσο αρχεία όσο και φακέλους. Το καλύτερο είναι ότι διατηρεί τύπους περιεχομένου, προσαρμοσμένο ιστορικό εκδόσεων μεταδεδομένων, και το που δημιουργήθηκε, δημιουργήθηκε από, τροποποιήθηκε και τροποποιήθηκε από ιδιότητες. ο αντίγραφο η εντολή, ωστόσο, διατηρεί μόνο την πιο πρόσφατη έκδοση – το κύριο μειονέκτημα είναι προφανώς το γεγονός ότι αυτή η μέθοδος είναι αποκλειστική για το SharePoint Online.
3. Διαχείριση περιεχομένου και δομής
Εάν ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα υποδομής δημοσίευσης του SharePoint Server, θα μπορείτε να δείτε έναν σύνδεσμο Διαχείριση περιεχομένου και δομής όταν πλοηγείστε στο Διαχείριση τοποθεσίας. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να μετακινήσετε/αντιγράψετε έγγραφα. Αυτό είναι ένα από τα καλύτερα hacks που θα σας βοηθήσουν να μετακινήσετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα, διατηρώντας παράλληλα το ιστορικό εκδόσεων, που δημιουργήθηκε, δημιουργήθηκε από, τροποποιήθηκε και τροποποιήθηκε από ιδιότητες. Ο τύπος περιεχομένου και τα μεταδεδομένα διατηρούνται επίσης χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο.
Ωστόσο, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα δημοσίευσης. Ακόμη και τότε, δεν θα μπορείτε να μετακινήσετε πολλούς φακέλους. Ίσως το μεγαλύτερο μειονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι πρέπει να είστε κάτοχος ιστότοπου για να τη χρησιμοποιήσετε. Ω, και λειτουργεί μόνο σε έναν μόνο ιστότοπο.
4. Οργανωτής περιεχομένου
Απλώς ενεργοποιήστε τη δυνατότητα Content Organizer και, στη συνέχεια, επιλέξτε τους κανόνες δρομολόγησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και τοποθετήστε το έγγραφο που θέλετε να μετακινήσετε στην αναπτυσσόμενη βιβλιοθήκη. Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει επίσης να μετακινήσετε έγγραφα σε οποιαδήποτε άλλη τοποθεσία. Χρειάζεται λίγος χρόνος για τη διαμόρφωση, αλλά πρέπει να το κάνετε μόνο μία φορά. Διατηρεί επίσης τύπους περιεχομένου και προσαρμοσμένα μεταδεδομένα.
Αν και δεν διατηρεί το ιστορικό εκδόσεων και απαιτεί διαχειριστή, έχει μια χρήσιμη δυνατότητα που σας επιτρέπει να δρομολογήσετε το έγγραφό σας σε έναν φάκελο.
5. Εργαλείο μετεγκατάστασης SharePoint
Η Microsoft γνωρίζει ότι η μετακίνηση εγγράφων στο SharePoint μπορεί να είναι λίγο δύσκολη. Αυτός είναι ο λόγος που η εταιρεία δημιούργησε το δωρεάν εργαλείο μετεγκατάστασης SharePoint. Αυτό το εργαλείο χειρίζεται τα πάντα, από μικρές έως μεγάλης κλίμακας μετεγκαταστάσεις που μπορεί να περιλαμβάνουν αρχεία, φακέλους, ακόμη και λίστες από τον ιστότοπό σας στο SharePoint. Τα στοιχεία μετακινούνται στο OneDrive ή στο SharePoint.
Το πιο εμφανές πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι η ικανότητα του εργαλείου να χειρίζεται μεγάλες μεταναστεύσεις. Είναι επίσης πολύ προσαρμόσιμο και διατηρεί το ιστορικό εκδόσεων. Ωστόσο, δεν είναι συμβατό με εκδόσεις του SharePoint πριν από το 2013. Αντίθετα, ορισμένα προϊόντα μετεγκατάστασης τρίτων είναι σημαντικά πιο προσαρμόσιμα.
6. Προϊόντα τρίτων
Τα περισσότερα ποιοτικά προϊόντα μετεγκατάστασης εγγράφων τρίτων δεν είναι δωρεάν, αλλά τείνουν να αποδίδουν φανταστικά, ειδικά για μετεγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας. Τείνουν να είναι επεκτάσιμα και εξαιρετικά προσαρμόσιμα. Τα περισσότερα από αυτά τα προϊόντα έχουν τη δυνατότητα να διατηρούν τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων των τύπων περιεχομένου, των μεταδεδομένων, όλων των ιδιοτήτων και του ιστορικού εκδόσεων.
Από την άλλη πλευρά, αυτή η μέθοδος κοστίζει χρήματα. Αν σκεφτείτε το γεγονός ότι πληρώνετε για ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να μετακινήσετε έγγραφα, θα αρχίσετε να αναρωτιέστε γιατί το SharePoint δεν διαθέτει ήδη μια φιλική προς το χρήστη επιλογή. Ένα άλλο μειονέκτημα εδώ είναι ότι τα προϊόντα τρίτων απαιτούν έναν διαχειριστή για τη διαμόρφωση και την εκτέλεση τους.
7. Προσαρμοσμένη Λύση
Τέλος, μπορείτε να κωδικοποιήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη λύση μέσω μιας ποικιλίας τεχνικών όπως το REST API. Ο τελικός χρήστης δεν χρειάζεται να δρομολογήσει τίποτα, μπορείτε να προσαρμόσετε όσο θέλετε και μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλα διατηρούνται στα έγγραφα. Από την άλλη πλευρά, πρέπει να είστε σε θέση να κωδικοποιήσετε και να αφιερώσετε λίγο χρόνο γράφοντας και συντηρώντας τον κώδικα, κάτι που μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο κατά τη διάρκεια των ενημερώσεων προϊόντων.
Επιλέξτε τη μέθοδο σας
Υπάρχουν ακόμη περισσότερες μέθοδοι για τη μετακίνηση εγγράφων στο SharePoint, αλλά αυτές θα πρέπει να καλύπτουν τις περισσότερες από τις ανάγκες σας. Σκεφτείτε πρώτα τι χρειάζεστε και σύντομα θα μάθετε ακριβώς ποια μέθοδο να χρησιμοποιήσετε για το καθένα.
Ποια από αυτές τις μεθόδους προτιμάτε; Έχετε χρησιμοποιήσει περισσότερα από ένα; Συζητώ.