Εάν οι συναλλαγές στον λογαριασμό σας QuickBooks έχουν συσσωρευτεί, ίσως προσπαθήσατε να τις διαγράψετε. Μόνο για να ανακαλύψετε ότι δεν είναι τόσο εύκολο όσο νομίζατε αρχικά.
Για να γίνουν τα πράγματα πιο περίπλοκα, η μαζική διαγραφή συναλλαγών δεν είναι διαθέσιμη στο QuickBooks Online. Αλλά δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας. Αυτό το άρθρο έχει σκοπό να σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από τα πλεονάζοντα δεδομένα με σχετική ευκολία.
Επιπλέον, θα λάβετε μερικές επιπλέον συμβουλές για τον τρόπο διαχείρισης συναλλαγών με τα QuickBooks.
Πριν ξεκινήσεις
Για να διαγράψετε μερικές συναλλαγές με μία μόνο κίνηση, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Μαζικής διαγραφής/Κενής συναλλαγής.
Αυτό το εργαλείο/επιλογή συνοδεύεται από QuickBooks Desktop Accountant 2017. Και το ίδιο ισχύει για το Enterprise and Enterprise Accountant 17.0 ή νεότερη έκδοση.
Είναι απαραίτητο να είστε συνδεδεμένοι ως Εξωτερικός Λογιστής ή Διαχειριστής. Και η πολυνομία δεν υποστηρίζεται κατά τη διαγραφή πολλών συναλλαγών.
Επιπλέον, υπάρχουν ορισμένες συναλλαγές που δεν μπορείτε καθόλου να διαγράψετε μαζικά.
- Μισθοδοσία
- Τιμολόγια με αποζημίωση (στοιχεία, χιλιόμετρα ή χρόνους)
- Συναλλαγές σε κλειστή περίοδο
- Έλεγχοι ευθύνης μισθοδοσίας
- Ηλεκτρονικές πληρωμές λογαριασμών
- Τιμολόγια με χρεώσιμο κόστος και χρόνο
- Πληρωμές φόρου επί των πωλήσεων
Μαζική διαγραφή συναλλαγών – Οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 1
Εκκινήστε το QuickBooks, μεταβείτε στο Αρχείο και κάντε κλικ στο «Μετάβαση σε λειτουργία ενός χρήστη». Μερικές φορές υπάρχει επίσης μια επιλογή "Μετάβαση σε λειτουργία πολλών χρηστών", μην κάνετε κλικ σε αυτήν. Διαφορετικά, δεν θα μπορείτε να προχωρήσετε σε περαιτέρω ενέργειες.
Βήμα 2
Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Λογιστής και κάντε κλικ στο «Μαζική Διαγραφή/Ακύρωση Συναλλαγών». Επιλέξτε τις συναλλαγές από τις οποίες θέλετε να απαλλαγείτε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό από τη λίστα των Διαθέσιμων Συναλλαγών.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στην επιλογή «Αναθεώρηση και ακύρωση» για να προχωρήσετε σε περαιτέρω ενέργειες. Αυτή η επιλογή είναι επίσης διαθέσιμη ως "Έλεγχος & Διαγραφή". Είτε έτσι είτε αλλιώς, κάνει το ίδιο πράγμα.
Βήμα 4
Τώρα, κάντε κλικ σε ένα από τα δύο κουμπιά – «Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και άκυρο» ή «Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και διαγραφή». Αυτή η ενέργεια είναι προαιρετική και μπορείτε να επιλέξετε «Μόνο κενή» ή «Μόνο διαγραφή» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Για να εμφανίσετε το μενού, κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω δίπλα στα προαναφερθέντα κουμπιά. Αυτό δεν συμβαίνει, απλά πρέπει να το επιβεβαιώσετε κάνοντας κλικ στο Ναι.
Επαγγελματική συμβουλή:
Εάν πρέπει να κρατήσετε αρχείο με τις διαγραμμένες ή ακυρωμένες συναλλαγές, το QuickBooks σάς δίνει την επιλογή να τις εκτυπώσετε.
Επιλέξτε "Προβολή Αναφοράς Διαγραμμένων/Καθαρισμένων Συναλλαγών" και πατήστε Ctrl/Cmd + P για να την εκτυπώσετε. Μπορείτε επίσης να ακολουθήσετε τη μεγάλη διαδρομή και να επιλέξετε Εκτύπωση από το μενού Αρχείο.
Εναλλακτική Μέθοδος
Αυτή η μέθοδος ισχύει για συναλλαγές μαζικής διαγραφής τραπεζικών ροών. Να τι πρέπει να κάνετε:
Βήμα 1
Επιλέξτε το μενού Τραπεζική και επιλέξτε τον λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή "Για έλεγχο" και επιλέξτε τις συναλλαγές που θέλετε να καταργήσετε.
Βήμα 2
Πατήστε το κουμπί "Μαζικές ενέργειες" και επιλέξτε "Εξαίρεση επιλεγμένων". Τώρα, μπορείτε να μεταβείτε στην ενότητα Εξαιρούνται και να επιλέξετε τις δεδομένες συναλλαγές άλλη μια φορά.
Επιλέξτε ξανά το κουμπί «Μαζικές ενέργειες» και επιλέξτε «Διαγραφή» από το μενού.
Σημείωση:
Όσοι θέλουν να καταργήσουν το γράφημα με τις συναλλαγές λογαριασμών πρέπει να τα διαγράψουν ένα προς ένα. Αλλά υπήρξαν κάποιες φήμες ότι τα QuickBooks θα περιλαμβάνουν μια επιλογή μαζικής διαγραφής για αυτό στο μέλλον.
Διαγραφή συναλλαγών μία προς μία
Αυτή η μέθοδος είναι κάπως πιο εύκολη. Και πάλι, ισχύει για το QuickBooks Desktop και πρέπει να συνδεθείτε με δικαιώματα διαχειριστή.
Βήμα 1
Ανοίξτε το QuickBooks, μεταβείτε στο κύριο μενού και επιλέξτε Λίστες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Γράφημα λογαριασμών" - εμφανίζεται κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 2
Μεταβείτε στον λογαριασμό που περιέχει τις συναλλαγές που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε Άνοιγμα. Περιηγηθείτε σε όλες τις συναλλαγές και βρείτε αυτήν που θέλετε να καταργήσετε. Σημειώστε ότι οι συναλλαγές εμφανίζονται με τη σειρά της επιλογής σας και μπορείτε να την αλλάξετε.
Βήμα 3
Μόλις φτάσετε στη συναλλαγή που θέλετε να διακόψετε, επιλέξτε Επεξεργασία από το κύριο μενού και κάντε κλικ στο Διαγραφή. Υπάρχει ένα αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης και πατάτε ΟΚ για επιβεβαίωση.
Προηγμένες επιλογές φιλτραρίσματος
Εάν εκτελείτε όλες τις συναλλαγές σας μέσω QuickBooks, οι επιλογές φιλτραρίσματος ενδέχεται να επιταχύνουν σημαντικά την αφαίρεση των πλεονασματικών.
Πρώτον, το QuickBooks σάς επιτρέπει να εφαρμόζετε φίλτρα με βάση τον τύπο συναλλαγής. Και το καλύτερο πράγμα είναι ότι μπορείτε στη συνέχεια να τα ακυρώσετε ή να τα διαγράψετε σύμφωνα με το φίλτρο. Μεταβείτε στην επιλογή Τύπος συναλλαγής, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα της και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον συγκεκριμένο τύπο συναλλαγής.
Αυτά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Πιστώσεις λογαριασμών
- Έλεγχοι πληρωμής λογαριασμών
- Έλεγχοι επιστροφής χρημάτων
- Επιστροφές λογαριασμών
- Χρεώσεις χρηματοδότησης
Εκτός από αυτό, μπορείτε να φιλτράρετε τις συναλλαγές κατά ημερομηνία. Εντός της Διαθέσιμης Συναλλαγής, μεταβείτε στην "Εμφάνιση συναλλαγών κατά" και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα της.
Εκεί μπορείτε να επιλέξετε «Ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης», «Εισαγωγή ημερομηνίας» και «Ημερομηνία συναλλαγής». Επιπλέον, το QuickBooks σάς δίνει την επιλογή να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε ακυρωμένες ή συνδεδεμένες συναλλαγές.
Για να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε ένα από τα δύο, απλώς κάντε κλικ στο πλαίσιο μπροστά από την αντίστοιχη επιλογή. Αυτά βρίσκονται δίπλα στο αναπτυσσόμενο μενού Τύπος συναλλαγής.
Κάντε τα βιβλία σας παρθένα καθαρά
Προς το παρόν, η μαζική διαγραφή συναλλαγών QuickBooks είναι πιθανώς περισσότερη δουλειά από ό,τι είχατε διαπραγματευτεί. Κυρίως λόγω ασφάλειας ή ορισμένων κανονισμών που διαμορφώνουν την υπηρεσία.
Ποια είναι η γνώμη σας για αυτό; Γιατί πιστεύετε ότι το QuickBooks έκανε δύσκολη τη διαγραφή πολλαπλών συναλλαγών; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας με την υπόλοιπη κοινότητα του TJ στην παρακάτω ενότητα σχολίων.