Η κουλτούρα του γραφείου αλλάζει συνεχώς, με περισσότερους εργαζόμενους να επιλέγουν να εργάζονται εξ αποστάσεως. Ωστόσο, αυτό δεν χρειάζεται να επηρεάσει την παραγωγικότητα. Η απρόσκοπτη εργασία ενώ παράλληλα εργάζεστε εξ αποστάσεως ήταν σχεδόν αδύνατη κάποτε, αλλά η πρόοδος στην τεχνολογία σημαίνει πλέον ότι μπορείτε να συνεργαστείτε με συναδέλφους ακόμα και στις πιο απομακρυσμένες περιοχές. Το Microsoft Teams απλοποιεί πραγματικά απλοποιεί τη διαδικασία.
Πείτε «αντίο» σε ατελείωτες συνομιλίες μέσω email και παρακολουθήστε τα συνημμένα. Μπορείτε να ανεβάσετε και να μοιραστείτε αρχεία στο ίδιο μέρος όπου πραγματοποιείτε συσκέψεις. Μάθετε πώς μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες του απομακρυσμένου γραφείου σας και να κάνετε κοινή χρήση στο διαδίκτυο χρησιμοποιώντας το Teams.
Κοινή χρήση σε επιφάνεια εργασίας
Ένα από τα προνόμια της μεταφόρτωσης αρχείων στο Teams είναι ότι λαμβάνετε έναν σύνδεσμο για να μοιραστείτε ένα αρχείο με άλλους. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ανεβάσετε το ίδιο αρχείο σε πολλά σημεία για να δώσετε σε όλους πρόσβαση σε αυτό.
Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων με δύο τρόπους από μια επιφάνεια εργασίας.
Κατά τη διάρκεια ομαδικής ή συνομιλίας ένας προς έναν
Αρχικά, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων ενώ βρίσκεστε σε μια περίοδο συνομιλίας. Μεταβείτε στο εικονίδιο Επιλογή αρχείου που μοιάζει με συνδετήρα. Βρίσκεται ακριβώς κάτω από το πλαίσιο όπου πληκτρολογείτε μηνύματα. Όταν επιλέξετε το αρχείο, το Teams θα ανεβάσει ένα αντίγραφο του πρωτοτύπου.
Έχετε επίσης μια ποικιλία επιλογών πρόσβασης σε αρχεία για κοινή χρήση. Μπορείτε να επιλέξετε να ανεβάσετε απευθείας από τον υπολογιστή σας ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν επαγγελματικό λογαριασμό για το OneDrive. Οποιοσδήποτε χώρος αποθήκευσης cloud τρίτων είναι επίσης προσβάσιμος εάν εσείς ή ο διαχειριστής σας τον προσθέσατε στην εφαρμογή Teams.
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο συνδετήρα, μπορείτε επίσης να ανεβάσετε ένα αρχείο κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχεία της συνομιλίας. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Κοινή χρήση για να ανεβάσετε ένα αρχείο.
Κοινή χρήση με την ομάδα σας σε ένα κανάλι
Δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να συνομιλήσετε με ένα μέλος της ομάδας για να ανεβάσετε ένα βίντεο. Κάντε κλικ στο ίδιο εικονίδιο συνδετήρα για την επιλογή αρχείου στο κανάλι.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην καρτέλα Αρχεία στο κανάλι σας και να κάνετε κλικ στο Μεταφόρτωση. Και οι δύο επιλογές σας οδηγούν στο επόμενο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε αρχεία.
Κοινή χρήση συνδέσμου
Μπορείτε να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο με άτομα σε ομάδα ή μεμονωμένα. Αυτό είναι εξαιρετικά απλό και εξαιρετικό για κοινή χρήση Εγγράφων Google, ιστοτόπων, βίντεο και άλλων.
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πατήσετε το εικονίδιο μορφής κάτω από το πλαίσιο συνομιλίας. Στη συνέχεια, πατήστε τις τρεις οριζόντιες κουκκίδες και κάντε κλικ στο «Σύνδεση». Επικολλήστε τον σύνδεσμο και στείλτε το αρχείο στην επαφή σας.
Κοινή χρήση με iOS
Εάν εργάζεστε από μια συσκευή iOS, η κοινή χρήση ενός αρχείου είναι σχετικά εύκολη και τα βήματα είναι παρόμοια με τη χρήση ενός υπολογιστή με Windows. Ένας από τους ευκολότερους τρόπους κοινής χρήσης είναι να μεταβείτε στο εικονίδιο Επιλογή συνδετήρα αρχείου που βρίσκεται κάτω από το πλαίσιο μηνύματος. Από εκεί, επιλέξτε το αρχείο από τη συσκευή σας ή χρησιμοποιήστε αποθήκευση στο cloud.
Εάν θέλετε να μοιραστείτε ένα αρχείο που βρίσκεται ήδη στο Teams, πατήστε στην έλλειψη για Περισσότερες επιλογές και κάντε κύλιση προς τα κάτω στα Αρχεία.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να κάνετε κοινή χρήση στο Teams μεταβαίνοντας σε ένα ήδη μεταφορτωμένο αρχείο και πατώντας στο εικονίδιο "Περισσότερες επιλογές". Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Κοινή χρήση και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα του ατόμου ή της ομάδας με το οποίο θέλετε να κάνετε κοινή χρήση χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα αναζήτησης.
Φυσικά, μπορείτε πάντα να παρακάμψετε αυτά τα βήματα και απλώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Αντιγραφή συνδέσμου. Η χρήση του συνδέσμου σάς επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία εκτός της εφαρμογής Teams. Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη ενός αντιγράφου στο τηλέφωνό σας μέσω της επιλογής Αποστολή αντιγράφου για να μοιραστείτε το αρχείο αργότερα.
Κοινή χρήση με Android
Η κοινή χρήση αρχείων σε μια συσκευή Android είναι σχετικά απλή. Επισυνάψτε αρχεία κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας πατώντας στο εικονίδιο Επιλογή συνδετήρα αρχείου κάτω από το πλαίσιο σύνθεσης. Επιλέξτε ένα αρχείο για κοινή χρήση από την κινητή συσκευή σας ή την υπηρεσία cloud. Μπορείτε επίσης να ανεβάσετε αρχεία στον ιστό ή στην εφαρμογή υπολογιστή για να τα προβάλετε αργότερα στη συσκευή σας.
Τι γίνεται αν θέλετε να μοιραστείτε κάτι που έχει ήδη μεταφορτωθεί στο Teams; Μεταβείτε στη γραμμή πλοήγησης στο κάτω μέρος της εφαρμογής και σύρετε το δάχτυλό σας προς τα πάνω. Όταν δείτε τις επιλογές του μενού, μεταβείτε στην επιλογή Αρχεία και επιλέξτε το.
Από εκεί, αναζητήστε το αρχείο που θέλετε από τη λίστα με τα πρόσφατα ανοιχτά αρχεία ή τα αρχεία αποθήκευσης cloud. Πατήστε στο εικονίδιο έλλειψης για Περισσότερες επιλογές και κάντε κύλιση προς τα κάτω και πατήστε Κοινή χρήση.
Για να επιλέξετε τους παραλήπτες σας, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα Συνομιλία και να πραγματοποιήσετε αναζήτηση κατά όνομα ομάδας, άτομο ή λέξη-κλειδί. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε παραλήπτες από την καρτέλα Κανάλι και να πραγματοποιήσετε αναζήτηση με βάση το όνομα του καναλιού ή τη λέξη-κλειδί.
Η συνεργασία έγινε εύκολη με τη λειτουργία κοινής χρήσης
Μοιραστείτε και συνεργαστείτε σε αρχεία απρόσκοπτα με την ίδια εφαρμογή που χρησιμοποιείτε για τη διεξαγωγή συσκέψεων. Έχετε μια ποικιλία επιλογών μεταφόρτωσης και μπορείτε ακόμη και να συνεπεξεργάζεστε αρχεία ταυτόχρονα. Σχολιάστε αρχεία βίντεο ή επεξεργαστείτε έγγραφα του MS Office από κοινού με άλλα μέλη της ομάδας. Οι αλλαγές σας θα συγχωνευθούν απρόσκοπτα καθώς εργάζεστε στο αρχείο.
Πόσο συχνά χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Teams Share; Ποιος είναι ο αγαπημένος σας τρόπος να μοιράζεστε; Γιατί; Πείτε μας για τις εμπειρίες σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.