Η εκτέλεση αναφορών εξόδων είναι ένα από τα ζωτικά στοιχεία της διαχείρισης της επιχείρησής σας χρησιμοποιώντας το QuickBooks. Σας δίνει μια επισκόπηση του σε τι ξοδεύετε τα χρήματά σας και εάν διαχειρίζεστε σωστά τα οικονομικά σας. Αλλά πώς ακριβώς εκτελείτε αναφορές δαπανών στο QuickBooks;
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε διαφορετικούς τρόπους εκτέλεσης μιας αναφοράς εξόδων στο QuickBooks. Θα συζητήσουμε επίσης πολλές άλλες λειτουργίες που σχετίζονται με τα έξοδα που θα σας βοηθήσουν να ελέγξετε τις δαπάνες σας.
Πώς εκτελείτε μια αναφορά δαπανών στο QuickBooks;
Στο QuickBooks, δεν χρειάζεται να εκτελείτε αναφορές δαπανών με μη αυτόματο τρόπο. Το πρόγραμμα το κάνει αυτό αυτόματα για εσάς στην ενότητα Αναφορές. Αυτή η διαδικασία εκτελείται με τη λήψη πληροφοριών από τα έξοδα που καταχωρίσατε χρησιμοποιώντας το QuickBooks. Για να διασφαλίσετε ακριβείς αναφορές δαπανών που σας δίνουν μια σαφή εικόνα των δαπανών της εταιρείας σας, πρέπει να εισαγάγετε τις δαπάνες σας απευθείας στο πρόγραμμα.
Υπάρχουν πολλοί τύποι αναφορών στα QuickBooks. Η πιο γενική είναι η αναφορά Κέρδη και Ζημιά που εμφανίζει όλα τα έσοδα και τις δαπάνες σας. Αν θέλετε να εκτελέσετε μια συγκεκριμένη αναφορά δαπανών, μπορείτε να το κάνετε εκτελώντας την «Αναφορά Εξόδων από Προμηθευτή Εξόδων». Δείτε πώς να το κάνετε αυτό:
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναφορές".
- Στην ενότητα «Εταιρεία και χρηματοοικονομικά», επιλέξτε την αναφορά που θέλετε.
- Επιλέξτε «Έξοδα ανά Λεπτομέρεια Προμηθευτή».
- Κάντε δεξί κλικ στην αναφορά για πρόσβαση σε αυτήν.
Τώρα έχετε μια επισκόπηση ορισμένων εξόδων της εταιρείας σας. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε την αναφορά, κάντε κλικ στην επιλογή «Εκτύπωση» και προσαρμόστε τις ιδιότητες εκτύπωσης. Μόλις τελειώσετε, πατήστε ξανά "Εκτύπωση".
Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε την αναφορά σας ως αρχείο PDF. Απλώς εισάγετε την ενότητα "Αρχείο" και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση ως PDF".
Πώς εκτελείτε τις αναφορές δαπανών προμηθευτή στο QuickBooks Desktop;
Εάν χρησιμοποιείτε QuickBooks στον υπολογιστή σας, η εκτέλεση αναφορών δαπανών σύμφωνα με τους προμηθευτές είναι ελαφρώς διαφορετική. Η διαδικασία έχει ως εξής:
- Συνδεθείτε στην επιφάνεια εργασίας QuickBooks σας.
- Πατήστε την καρτέλα "Αναφορές" στο επάνω μέρος της οθόνης σας.
- Επιλέξτε "Πωλητές και πληρωτέα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Λεπτομέρειες απλήρωτων λογαριασμών".
Αυτό θα σας δώσει πρόσβαση σε όλους τους απλήρωτους λογαριασμούς που ανήκουν στην επιχείρησή σας. Ωστόσο, αυτό δεν θα σας επιτρέψει να δείτε πολλές σε βάθος πληροφορίες για κάθε προμηθευτή με τον οποίο συνεργάζεται η επιχείρησή σας. Για να δείτε πιο προσεκτικά τα μεμονωμένα έξοδα από τους προμηθευτές, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Επιλέξτε την καρτέλα "Προσαρμογή αναφοράς" στην οθόνη των απλήρωτων λογαριασμών σας.
- Επιλέξτε την επιλογή «Φίλτρα».
- Ρυθμίστε τις παραμέτρους για να υποδεικνύουν τους λογαριασμούς "Κατάσταση πληρωμής".
Αυτό θα κατηγοριοποιήσει τα έξοδά σας και θα σας δώσει μια επισκόπηση κάθε λογαριασμού που έχει πληρώσει η εταιρεία σας. Εάν υπάρχουν πάρα πολλοί λογαριασμοί στην οθόνη, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε περαιτέρω τα έξοδα επιλέγοντας ένα εύρος ημερομηνιών.
Πώς να εμφανίσετε τα έξοδα σε ετήσια βάση
Η επανεξέταση των εργασιών της επιχείρησής σας σε ετήσια βάση βοηθά να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας παραμένει φερέγγυα. Αντίστοιχα, η ανάληψη των δαπανών που επιβαρύνει η εταιρεία σας κάθε χρόνο είναι αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης των οικονομικών σας με το QuickBooks. Έτσι μπορείτε να παρακολουθείτε τα έξοδά σας σε ετήσια βάση:
- Κάντε κλικ στο μενού "Αναφορές".
- Μεταβείτε στην ενότητα "Εύρεση αναφοράς κατά όνομα" και επιλέξτε "Λεπτομέρειες συναλλαγής ανά λογαριασμό".
- Καθώς βλέπετε την αναφορά σας, πατήστε την καρτέλα "Προσαρμογή".
- Πατήστε το κουμπί «Φίλτρο» για πρόσβαση σε περισσότερες επιλογές.
- Στο μενού "Τύπος συναλλαγής", πατήστε "Έξοδα".
- Ενώ περνάτε από το μενού "Λογαριασμός", επιλέξτε τους λογαριασμούς που θέλετε να δείτε στην αναφορά σας.
- Επιλέξτε την επιλογή "Εκτέλεση αναφοράς".
- Επιλέξτε «Περίοδος αναφοράς» και επιλέξτε «Αυτό το οικονομικό έτος» ή «Αυτό το ημερολογιακό έτος».
- Πατήστε την επιλογή «Εκτέλεση αναφοράς».
Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να πατήσετε "Αποθήκευση προσαρμογής" για να αποθηκεύσετε τις προτιμήσεις για την αναφορά σας. Ως αποτέλεσμα, δεν θα χρειάζεται να κάνετε τις ίδιες τροποποιήσεις κάθε φορά που λαμβάνετε την αναφορά σας.
Για να μεταβείτε ξανά στην προσαρμοσμένη αναφορά σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Μεταβείτε στην ενότητα "Αναφορές".
- Πατήστε «Προσαρμοσμένες αναφορές».
- Επιλέξτε την προσαρμοσμένη αναφορά.
Πώς να εμφανίσετε τα έξοδα
Εάν θέλετε οι αναφορές εξόδων σας να δείχνουν το ποσό των χρημάτων που πληρώνετε στους προμηθευτές ανά μήνα, μπορείτε να το κάνετε ως εξής:
- Μπείτε στο μενού "Αναφορές".
- Βρείτε και επιλέξτε "Έξοδα ανά προμηθευτή σύνοψη".
- Πατήστε την επιλογή «Προσαρμογή».
- Δηλώστε το εύρος ημερομηνιών για την περίοδο αναφοράς σας, ανάλογα με τις ημερομηνίες των λογαριασμών σας.
- Πατήστε το μενού "Στήλες" στην καρτέλα "Στήλες/Σειρές".
- Επιλέξτε "Μήνες".
- Πατήστε την επιλογή «Εκτέλεση αναφοράς».
Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να αποθηκεύσετε τις μηνιαίες αναφορές σας:
- Ενώ εκτελείται η αναφορά σας, πατήστε την καρτέλα "Αποθήκευση προσαρμογής".
- Πληκτρολογήστε το όνομα της αναφοράς σας.
- Επιλέξτε εάν θέλετε να μοιραστείτε την αναφορά σας με επιλεγμένους χρήστες ή με όλους τους χρήστες. Εάν δεν ορίσετε καμία από τις επιλογές, μόνο ο δημιουργός της αναφοράς θα έχει πρόσβαση σε αυτήν.
- Πατήστε το κουμπί «OK».
Αφού αποθηκεύσετε την αναφορά σας, η εύρεση της είναι αρκετά απλή. Απλώς ακολουθήστε αυτές τις ενέργειες:
- Μεταβείτε στο μενού "Αναφορές".
- Επιλέξτε «Προσαρμοσμένες αναφορές».
- Αναζητήστε την αναφορά σας με το όνομα που είχε αποθηκευτεί προηγουμένως.
Κρατήστε τα έξοδά σας στο Bay
Τώρα που ξέρετε πώς να εκτελείτε τις αναφορές δαπανών σας στο QuickBooks, τόσο σε ετήσια όσο και σε μηνιαία βάση, η παρακολούθηση των οικονομικών σας θα είναι πολύ πιο εύκολη. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις αναφορές σας ανά πάσα στιγμή για να δείτε εάν υπήρξαν περιττές δαπάνες που βλάπτουν την επιχείρησή σας. Εάν ναι, χρησιμοποιήστε το QuickBooks για να προσδιορίσετε ποιες δαπάνες δεν έχουν θέση στην επιχείρησή σας.