Τα έγγραφα PDF είναι παντού αυτές τις μέρες. Πιθανότατα να τα συναντάτε συνεχώς αν εργάζεστε σε γραφείο, αλλά είναι επίσης πολύ κοινά σε άλλα περιβάλλοντα λόγω των πολυάριθμων χαρακτηριστικών που διαθέτουν και της αντοχής τους σε μη εξουσιοδοτημένη τροποποίηση. Ωστόσο, ένας τομέας όπου οι άνθρωποι μερικές φορές δυσκολεύονται όταν πρόκειται για αρχεία PDF είναι η αναζήτηση μέσω αυτών.
Η εύρεση ενός συγκεκριμένου τμήματος κειμένου σε ένα PDF δεν είναι πρόβλημα – απλώς πληκτρολογήστε το στο πλαίσιο αναζήτησης. Τα προβλήματα μπορεί να προκύψουν όταν έχετε πολλά αρχεία PDF για αναζήτηση. Ο λόγος πίσω από αυτό μπορεί να είναι το γεγονός ότι δεν μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε πολλά PDF με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε για έγγραφα του Word, κάτι με το οποίο πολλοί άνθρωποι έχουν την πιο πρακτική εμπειρία.
Μπορείτε να αναζητήσετε πολλά αρχεία Word ταυτόχρονα απευθείας από την επιφάνεια εργασίας σας – απλά χρησιμοποιείτε την ενσωματωμένη λειτουργία αναζήτησης των Windows. Ωστόσο, αυτό δεν θα λειτουργήσει με αρχεία PDF. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να ανοίξετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε αρχείο PDF που έχετε και να το αναζητήσετε. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε πολλά αρχεία PDF ταυτόχρονα, απλά πρέπει να πραγματοποιήσετε την αναζήτησή σας μέσα από το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε για να προβάλετε αυτά τα αρχεία.
Μιλώντας για αυτά τα προγράμματα, το πιο δημοφιλές είναι το Adobe's Acrobat Reader. Σε τελική ανάλυση, η Adobe είναι η εταιρεία που ανέπτυξε αυτή τη μορφή, επομένως είναι λογικό το πρόγραμμά της να πρωτοπορεί. Γι' αυτό θα του δώσουμε τη μεγαλύτερη προσοχή. Αλλά προτού φτάσουμε στο Acrobat Reader, θα εξηγήσουμε επίσης γρήγορα πώς να κάνετε αναζήτηση σε πολλά PDF χρησιμοποιώντας μια δημοφιλή εναλλακτική λύση - το Foxit Reader.
Αναζήτηση πολλών αρχείων PDF με το Foxit Reader
Το Foxit Reader δεν είναι σίγουρα τόσο δημοφιλές όσο το πρόγραμμα της Adobe, αλλά δεν είναι επίσης ένα ιδιαίτερα ασυνήθιστο θέαμα. Αν λοιπόν τυχαίνει να το χρησιμοποιείτε, αυτή είναι η διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε.
- Μετά την εκκίνηση του προγράμματος, κοιτάξτε στην επάνω δεξιά πλευρά της οθόνης. Εκεί, θα δείτε το πλαίσιο αναζήτησης. Αλλά επειδή σχεδιάζουμε να κάνουμε αναζήτηση σε πολλά αρχεία PDF, στην πραγματικότητα πρέπει να κάνετε κλικ στο μικρό εικονίδιο φακέλου αμέσως στα αριστερά του. Εναλλακτικά, μπορείτε να πατήσετε Ctrl + Shift + F Την ίδια στιγμή.
- Είτε έτσι είτε αλλιώς, θα εμφανιστεί ένας νέος πίνακας στα δεξιά. Εκεί, θα δείτε την ερώτηση, Πού θα θέλατε να ψάξετε; Επιλέγω Όλα τα έγγραφα PDF σε και επιλέξτε τη θέση όπου αποθηκεύονται τα κατάλληλα PDF στον υπολογιστή σας.
- Στη συνέχεια, γράψτε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο και πατήστε Αναζήτηση. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο μικρό βέλος για να εμφανίσετε ορισμένες πρόσθετες επιλογές, όπως να κάνετε την αναζήτησή σας με διάκριση πεζών-κεφαλαίων.
Αναζήτηση πολλών αρχείων PDF με χρήση του Acrobat Reader
Στο Acrobat Reader, θέλετε επίσης να μεταβείτε στο μενού που θα σας δείξει όλες τις επιλογές αναζήτησης που έχετε στη διάθεσή σας. Μπορείτε να φτάσετε σε αυτό το μενού με τρεις τρόπους.
- Εάν το πλαίσιο αναζήτησης είναι ορατό (μπορείτε να πατήσετε Ctrl + F για να το εμφανίσετε αν δεν είναι), πατήστε το μικρό βέλος και επιλέξτε Ανοίξτε την Αναζήτηση Full Reader.
- Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Επεξεργασία στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης και επιλέξτε Προχωρημένη Αναζήτηση.
- Η τρίτη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Shift + F – το ίδιο με το Foxit Reader.
Μόλις μπείτε σε αυτό το μενού, είναι σαφές τι πρέπει να κάνετε. Επιλέξτε για αναζήτηση Όλα τα έγγραφα PDF σε και επιλέξτε την κατάλληλη τοποθεσία. Εισαγάγετε τη φράση αναζήτησης, σημειώστε μερικές από τις επιλογές εάν την απαιτεί η αναζήτησή σας και πατήστε Αναζήτηση.
Προηγμένες επιλογές αναζήτησης στο Acrobat reader
Τώρα μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια βασική αναζήτηση σε πολλά PDF, αλλά υπάρχουν μερικές ακόμη επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε πιο συγκεκριμένα τα αποτελέσματα που θα λάβετε.
- Ανοίξτε το μενού αναζήτησης με έναν από τους τρεις τρόπους που έχουμε εξηγήσει, αλλά τώρα κοιτάξτε στο κάτω αριστερό μέρος αυτού του παραθύρου και κάντε κλικ στο Εμφάνιση περισσότερων επιλογών.
- Το μενού αναζήτησης θα αλλάξει τώρα και μία από αυτές τις αλλαγές θα είναι ένα νέο πεδίο με ετικέτα Επιστρέψτε τα αποτελέσματα που περιέχουν. Έχετε τέσσερις επιλογές εδώ.
Ταίριαξε με οποιαδήποτε από τις λέξεις
Ακόμα κι αν μόνο μία λέξη από ολόκληρη τη φράση αναζήτησης εμφανίζεται σε ένα έγγραφο, θα τη δείτε στα αποτελέσματα.
Ταίριαξε ακριβή λέξη ή φράση
Θα λάβετε μόνο αποτελέσματα που ταιριάζουν ακριβώς με ολόκληρη τη φράση αναζήτησης, συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων μεταξύ των χαρακτήρων.
Ταίριαξε με όλες τις λέξεις
Όλες οι λέξεις που έχετε αναζητήσει πρέπει να βρίσκονται σε ένα έγγραφο για να εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης, αλλά η σειρά αυτών των λέξεων μπορεί να διαφέρει από τον τρόπο που τις πληκτρολογήσατε.
Boolean Query
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεστές Boolean (όπως AND, NOT, OR, κ.λπ.) για να ρυθμίσετε με ακρίβεια τα αποτελέσματα αναζήτησής σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα Boolean για να αναζητήσετε "ζάχαρη ΟΧΙ μπαχαρικό" και θα δείτε μόνο τα PDF που περιέχουν τη λέξη ζάχαρη αλλά δεν περιέχουν τη λέξη μπαχαρικό.
Διεύρυνση της αναζήτησής σας
Όπως μπορείτε να δείτε, η εκτέλεση μιας βασικής αναζήτησης για κείμενο σε πολλά PDF δεν είναι δύσκολη – χρειάζονται μόνο μερικά κλικ για να φτάσετε στο σωστό μενού και να ορίσετε την τοποθεσία αναζήτησης (γίνεται λίγο πιο περίπλοκη με τις σύνθετες επιλογές αναζήτησης του Acrobat Reader, αλλά εξακολουθεί να είναι απόλυτα διαχειρίσιμο). Αλλά παρόλο που αυτή είναι μια αρκετά απλή διαδικασία, μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο υπό τις κατάλληλες συνθήκες.
Πώς αναζητάτε πολλά αρχεία PDF; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας παρακάτω.