Εάν χρησιμοποιείτε ήδη τις Φόρμες Google, γνωρίζετε πόσο χρήσιμη μπορεί να είναι αυτή η εφαρμογή. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να κάνετε έρευνες ή κουίζ και να συλλέξετε σημαντικά δεδομένα. Για το λόγο αυτό, είναι πολύ δημοφιλές μεταξύ των μαθητών που συλλέγουν πληροφορίες για εκπαιδευτικούς σκοπούς.
Πολλές εταιρείες άρχισαν να χρησιμοποιούν τις Φόρμες Google για τη δημιουργία φύλλων εγγραφής εκδηλώσεων ή ακόμα και φόρμες αίτησης εργασίας. Αυτή η εφαρμογή εξοικονομεί χρόνο και σας επιτρέπει να συλλέγετε δεδομένα με γρήγορο και αποτελεσματικό τρόπο. Εάν θέλετε να μάθετε πώς να στέλνετε επιβεβαιωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις Φόρμες Google, συνεχίστε να διαβάζετε καθώς θα εξηγήσουμε τη διαδικασία βήμα προς βήμα.
Τι είναι το email αυτόματης επιβεβαίωσης;
Τώρα μπορείτε να ορίσετε την αυτόματη απάντηση, ώστε όλοι όσοι συμπληρώνουν τη φόρμα σας να λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την υποβολή της. Οι άνθρωποι συνήθως χρησιμοποιούν αυτήν τη μέθοδο για να στείλουν σημειώσεις καλωσορίσματος ή ευχαριστήρια σημειώματα σε όσους έχουν υποβάλει τη φόρμα. Είναι πολύ ωραίο να κάνεις γιατί δείχνει μια προσωπική πινελιά. Αντίστοιχα, τα άτομα που έχουν συμπληρώσει τη φόρμα σας θα αισθάνονται ότι θα εκτιμηθούν.
Όταν πρόκειται για εγγραφή εκδήλωσης, είναι ακόμη πιο σημαντικό να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης. Με αυτόν τον τρόπο, οι άνθρωποι θα είναι σίγουροι ότι έχουν συμπληρώσει σωστά τη φόρμα εγγραφής τους. Επιπλέον, μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως υπενθύμιση για μια επερχόμενη εκδήλωση.
Πώς να ενεργοποιήσετε την αποστολή email επιβεβαίωσης;
Είναι πολύ εύκολο να ορίσετε την αυτόματη απάντηση και να επιτρέψετε στις Φόρμες Google να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης. Η διαδικασία στην οποία πρόκειται να σας καθοδηγήσουμε διαρκεί μόνο μερικά λεπτά. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
- Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια Φόρμα Google που έχετε ήδη, βεβαιωθείτε ότι έχει ένα πεδίο όπου οι χρήστες μπορούν να γράψουν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Αυτό το πεδίο θα πρέπει να είναι υποχρεωτικό επειδή η εφαρμογή δεν μπορεί να στείλει απαντήσεις εάν δεν έχετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα Φόρμα Google, μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε αυτό το πεδίο.
- Εγκαταστήστε το πρόσθετο Google Forms, τη δυνατότητα που επιτρέπει στις Φόρμες Google να στέλνουν απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους όσους υποβάλλουν τη φόρμα σας.
- Εισαγάγετε την εφαρμογή Google Forms και μεταβείτε στο Μενού πρόσθετων.
- Μεταβείτε στην ενότητα Ειδοποίηση μέσω email για φόρμες.
- Κάντε κλικ στο Manage Form Setting και μετά στο Add New Rule.
- Γράψτε το όνομά σας καθώς και το όνομα που θα θέλατε να εμφανίζεται στα e-mail επιβεβαίωσης. (Αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το πλήρες όνομά σας, δεν πειράζει.)
- Επιλέξτε το πεδίο Notify Form Submitter και επιλέξτε το πεδίο που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή των e-mail των ερωτηθέντων.
- Όταν το κάνετε αυτό, θα μπορείτε να προσαρμόσετε το e-mail καθώς και το θέμα του e-mail επιβεβαίωσης.
Και αυτό είναι! – το τεχνικό μέρος. Τώρα μπορείτε να εστιάσετε στο μήνυμα που θέλετε να στείλετε. Να είστε δημιουργικοί και να κάνετε το e-mail σας να ξεχωρίζει. Να θυμάστε ότι στους ανθρώπους αρέσει να βλέπουν αυθεντικά πράγματα, ειδικά σήμερα που βομβαρδίζονται με γενικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι άλλες λειτουργίες του πρόσθετου Google Forms
Αν αναρωτιέστε αν υπάρχουν άλλες λειτουργίες αυτού του πρόσθετου Google, εδώ είναι μερικές από αυτές που μπορεί να είναι πολύ σημαντικές:
- Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το πρόσθετο να στέλνει ειδοποιήσεις push στο τηλέφωνό σας κάθε φορά που κάποιος υποβάλλει τη φόρμα. Μπορείτε επίσης να λάβετε τις απαντήσεις τους με τη μορφή ειδοποίησης, ώστε να μην χάνετε τίποτα ακόμα κι αν είστε πολύ απασχολημένοι για να μπαίνετε συχνά στις Φόρμες Google.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο για να προσαρμόσετε το email επιβεβαίωσης. Το e-mail επιβεβαίωσης μπορεί να σταλεί ως απλό κείμενο ή σε HTML. Μπορείτε να αποφασίσετε τι είναι πιο κατάλληλο στη συγκεκριμένη περίπτωσή σας.
- Είναι δυνατή η αποστολή διαφορετικών e-mail επιβεβαίωσης σε διαφορετικά άτομα, με βάση τις απαντήσεις τους. Πρέπει να μεταβείτε στους κανόνες ειδοποίησης για προχωρημένους και να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.
Τύλιξε
Είναι επίσης δυνατό να ορίσετε αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης γρήγορα και εύκολα και μπορείτε να επωφεληθείτε από πολλά οφέλη από αυτήν τη δυνατότητα. Σας δίνει τη δυνατότητα να παρέχετε στους ανθρώπους ανατροφοδότηση και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια πραγματική σύνδεση μαζί τους. Στους περισσότερους ανθρώπους αρέσει να λαμβάνουν κάποιου είδους απάντηση. Επομένως, είναι μια αμοιβαία επωφελής κατάσταση.
Χρησιμοποιείτε συχνά τις Φόρμες Google; Τα βρίσκετε χρήσιμα; Τα χρησιμοποιείτε συνήθως για εκπαίδευση, εργασία ή για να οργανώσετε εκδηλώσεις με τους φίλους σας; Ενημερώστε μας στις παρακάτω ενότητες σχολίων.