Μπορείτε να κάνετε πολλά πράγματα για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της ομάδας σας και η χρήση ενός κόμβου συνεργασίας όπως το Microsoft Teams είναι ένα από αυτά. Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο επικοινωνίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνομιλήσετε, να μοιραστείτε αρχεία και να πραγματοποιήσετε συσκέψεις ήχου και βίντεο με την ομάδα σας.
Εάν μόλις ξεκινάτε με το Teams, μπορεί να μην είστε σίγουροι πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το κάνετε και οι επιλογές σας θα εξαρτηθούν από την έκδοση του Microsoft Teams που χρησιμοποιείτε. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δώσουμε όλες τις λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζετε.
Προγραμματισμός συνάντησης στο Microsoft Teams
Ο λογαριασμός σας στο Microsoft Teams είναι συνδεδεμένος με όλα τα προϊόντα του Ομίλου Microsoft 365, όπως το SharePoint, το Outlook, το Yammer κ.λπ. Και το ημερολόγιο που χρησιμοποιείτε στο Teams συνδέεται απευθείας με το ημερολόγιο του Microsoft Exchange.
Το Outlook χρησιμοποιεί επίσης το ημερολόγιο του Exchange. Αυτό σημαίνει ότι μόλις προγραμματίσετε μια σύσκεψη μέσω του Outlook, θα εμφανιστεί αυτόματα στο Teams και το αντίστροφο. Δείτε πώς μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση στο Microsoft Teams:
- Στη συνομιλία Teams, κάντε κλικ στο Προγραμματίστε μια συνάντηση εικονίδιο (κάτω από το πλαίσιο για το νέο μήνυμα.)
- Στη συνέχεια, επιλέξτε Ημερολόγιο, που βρίσκεται στο αριστερό πλαίσιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Νέα συνάντηση.
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο. Μπορείτε να επιλέξετε την ώρα και την ημερομηνία για τη συνάντηση.
- Όταν τελειώσετε με τον προγραμματισμό, κάντε κλικ Σώσει. Μετά από αυτό, το αναδυόμενο παράθυρο θα κλείσει και μπορείτε να στείλετε τις προσκλήσεις σε σύσκεψη χρησιμοποιώντας το Outlook.
Βοηθός προγραμματισμού
Στο αναδυόμενο παράθυρο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία του Βοηθός προγραμματισμού. Αυτή η δυνατότητα θα σας βοηθήσει να βρείτε τον κατάλληλο χρόνο για όλα τα μέλη της ομάδας σας, συμπεριλαμβανομένου εσάς.
Όταν κάνετε αυτήν την επιλογή, θα μπορείτε να δείτε πότε οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη είναι ελεύθεροι και πότε είναι απασχολημένοι. Το σκούρο μπλε αντιπροσωπεύει τις χρονοθυρίδες όταν δεν είναι διαθέσιμες. Οι γαλάζιες θέσεις είναι οι διαθέσιμες ώρες και οι γκρι χρονοθυρίδες είναι οι μη εργάσιμες ώρες του συμμετέχοντα.
Προσκαλώντας άτομα εκτός της ομάδας σας
Ένα από τα σπουδαία πράγματα για το Microsoft Teams είναι ότι μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα εκτός του οργανισμού σας να συμμετάσχουν στη σύσκεψη.
Δεν χρειάζεται καν να έχουν άδεια χρήσης Microsoft Teams. Το μόνο που χρειάζεστε είναι το όνομά τους και η διεύθυνση email και μπορείτε να στείλετε την πρόσκληση. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοιξε το Προσθέστε τους απαιτούμενους συμμετέχοντες επιλογή στην αναδυόμενη φόρμα Νέα σύσκεψη.
- Κάντε κλικ στο Προαιρετικός.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου.
- Κάντε κλικ στο Καλώ, μια πρόσκληση μέσω email θα φτάσει σύντομα στα εισερχόμενά τους.
Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε μια συνάντηση που θα πραγματοποιηθεί μέσα σε ένα συγκεκριμένο κανάλι του Teams. Στο Νέα Συνάντηση φόρμα, επιλέξτε Προσθήκη καναλιού. Αφού το ρυθμίσετε και στείλετε τις προσκλήσεις, δεν μπορείτε να αλλάξετε το κανάλι.
Εάν πρέπει να κάνετε μια αλλαγή, θα πρέπει να δημιουργήσετε νέες προσκλήσεις. Επίσης, εάν πρόκειται να πραγματοποιηθεί μια σύσκεψη σε ένα κανάλι, όλοι όσοι είναι μέρος αυτής της ομάδας θα μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη, ακόμα κι αν δεν έλαβαν την πρόσκληση.
Δωρεάν έκδοση του Microsoft Teams
Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε μια δωρεάν έκδοση του Teams, ίσως αναρωτιέστε πού βρίσκεται η επιλογή προγραμματισμού στην εφαρμογή σας. Λοιπόν, δυστυχώς, στη δωρεάν έκδοση του Microsoft Teams, δεν μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση.
Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να έχετε μια συνάντηση καθόλου. Η εφαρμογή έχει το Γνωρίστε τώρα επιλογή για όταν πρέπει να συγκεντρώσετε την ομάδα γρήγορα.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο εικονίδιο της κάμερας δίπλα Συναντηθείτε τώρα και μετά επιλέξτε όλα τα ονόματα των ατόμων που θα παρευρεθούν στη συνάντηση. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη και για λογαριασμούς Teams που βασίζονται σε συνδρομές.
Περισσότερα για τις συναντήσεις ομάδας της Microsoft
Μπορείτε να έχετε έως και 250 άτομα σε μία μόνο συνάντηση Teams. Ωστόσο, δεν μπορείτε να δείτε όλους τους συμμετέχοντες ταυτόχρονα. Πριν από τις πρόσφατες ενημερώσεις, μπορούσατε να δείτε μόνο έως τέσσερις ενεργούς συμμετέχοντες σε μια κλήση. Τώρα μπορείτε να έχετε εννέα συμμετέχοντες στην οθόνη ταυτόχρονα. Αλλά η νέα ενημέρωση έφερε μερικές άλλες συναρπαστικές καινοτομίες.
Οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη του Microsoft Teams έχουν πλέον καλύτερη ποιότητα ήχου και προσαρμοσμένο υπόβαθρο για τις συσκέψεις. Μπορείτε επίσης να καρφιτσώσετε ένα βίντεο εάν χρειάζεται να εστιάσετε περισσότερη προσοχή σε έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα στη σύσκεψη. Άλλες λειτουργίες που σχετίζονται με τη σύσκεψη περιλαμβάνουν εικονικό λόμπι, κοινή χρήση οθόνης και διαδραστική αντιμετώπιση προβλημάτων.
Φέρτε τις ομάδες σας πιο κοντά
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε τον χώρο εργασίας σας πιο αποτελεσματικό χρησιμοποιώντας το Microsoft Teams. Είναι κυρίως μια εφαρμογή που βασίζεται σε συνομιλία και κοινή χρήση αρχείων. Αλλά είναι επίσης ένα φανταστικό εργαλείο όταν χρειάζεται να έχετε μια βιντεοδιάσκεψη με την ομάδα σας.
Ο προγραμματισμός μιας συνάντησης με έναν Βοηθό Προγραμματισμού κάνει την υλικοτεχνική υποστήριξη της εύρεσης της κατάλληλης ώρας πολύ πιο άνετη. Και αν κάποιος δεν είναι μέλος του οργανισμού ή της ομάδας σας, μπορεί να γίνει μέλος. Απλώς στείλτε τους μια πρόσκληση μέσω email.
Έχετε παρακολουθήσει ποτέ μια συνάντηση ομάδων της Microsoft; Ή προγραμματισμένο; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.