Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να σπάσετε τις πληροφορίες σε μικρότερα κομμάτια. Η εύρεση των δεδομένων που χρειάζεστε και ο χειρισμός τους είναι ένας σημαντικός στόχος για πολλούς χρήστες του Excel.
Εάν έχετε το πλήρες όνομα ενός ατόμου, ίσως χρειαστεί να μηδενίσετε μόνο το όνομα ή το επώνυμό του. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε ένα φιλικό αυτοματοποιημένο email στους πελάτες σας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα μικρά τους ονόματα για να αποφύγετε να ακούγεται απρόσωπο. Εάν κοιτάζετε μια λίστα με τους συμμετέχοντες στη δημοσκόπηση, μπορεί να είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε απλώς τα επώνυμά τους ή να αποκρύψετε τα επώνυμά τους για να διατηρήσετε την ανωνυμία τους.
Το Excel κάνει αυτή τη διαδικασία απλή και υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις που μπορείτε να ακολουθήσετε. Ακολουθεί ένα σεμινάριο που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ξεχωριστές στήλες Όνομα και Επώνυμο χρησιμοποιώντας τύπους. Καλύπτουμε και το θέμα των μεσαίων ονομάτων.
Τύποι Excel για διαχωρισμό ονομάτων σε μέρη
Από πού ξεκινάς;
Διαχωρισμός ονομάτων
Αυτός είναι ο γενικός τύπος:
=LEFT(κελί,FIND(" ",κελί,1)-1)
Για να το εκτελέσετε, αντικαταστήστε το κύτταρο με τον δείκτη κελιού που περιέχει το πρώτο πλήρες όνομα που θέλετε να χωρίσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θέλετε να επιλέξετε B2 και να εισαγάγετε τον τύπο:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)
Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι σε ορισμένες συσκευές, αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί ερωτηματικά αντί για κόμματα. Επομένως, εάν ο παραπάνω τύπος δεν λειτουργεί για εσάς, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη έκδοση:
=LEFT(κελί;FIND(" ";κελί;1)-1)
Στο παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσετε:
=LEFT(A2;FIND(" ";A2;1)-1)
Τώρα μπορείτε απλά να σύρετε τη λαβή πλήρωσης μέχρι το τέλος της στήλης Όνομα.
Η συνάρτηση LEFT σάς επιτρέπει να διαχωρίσετε μια συμβολοσειρά, ξεκινώντας από το αριστερό άκρο του κειμένου. Το τμήμα FIND αυτού του τύπου εντοπίζει το πρώτο διάστημα στο πλήρες όνομα, ώστε να λαμβάνετε το τμήμα του πλήρους ονόματός σας που βρίσκεται πριν από ένα κενό διάστημα.
Ως εκ τούτου, τα πρώτα ονόματα με παύλα μένουν μαζί, όπως και τα πρώτα ονόματα που περιέχουν ειδικούς χαρακτήρες. Αλλά η στήλη Πλήρες Όνομα δεν θα περιέχει μεσαία ονόματα ή μεσαία αρχικά.
Κόμμα ή ερωτηματικό;
Γιατί η φόρμουλα δεν είναι ίδια για όλους;
Για πολλούς χρήστες του Excel, οι συναρτήσεις του Excel χρησιμοποιούν κόμματα για να διαχωρίσουν τα δεδομένα εισόδου. Αλλά σε ορισμένες συσκευές, οι τοπικές ρυθμίσεις είναι διαφορετικές.
Για να ανακαλύψετε ποιο σύμβολο χρησιμοποιείται από το Excel σας, απλά ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τον τύπο. Όταν ξεκινήσετε, μπείτε =ΑΡΙΣΤΕΡΑ(, θα δείτε ένα κείμενο αιώρησης που θα προτείνει τη σωστή μορφοποίηση.
Διαχωρισμός επωνύμων
Ακολουθήστε την ίδια προσέγγιση για τον διαχωρισμό των επωνύμων. Αυτή τη φορά, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον ΣΩΣΤΟ τύπο, ο οποίος διαχωρίζει τις συμβολοσειρές ξεκινώντας από τη δεξιά πλευρά.
Ο τύπος που χρειάζεστε είναι:
=RIGHT(κελί, LEN(κελί) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(κελί”, “, “#”, LEN(κελί) – LEN(ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗ(κελί, ” “, “”)))))
Στο παραπάνω παράδειγμα, θα χρησιμοποιούσατε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C2:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(A2,” “, “#”, LEN(A2) – LEN(SUBSTITUTE(A2, ” “, “”)))))
Για άλλη μια φορά, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε από το κόμμα σε ένα ερωτηματικό, που σημαίνει ότι μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε:
=RIGHT(A2; LEN(A2) – SEARCH(“#”; SUBSTITUTE(A2;” “; “#”; LEN(A2) – LEN(SUBSTITUTE(A2; ” “; “”)))))
Τα επώνυμα με παύλες και τα επώνυμα με ειδικούς χαρακτήρες παραμένουν ανέπαφα.
Γιατί αυτός ο τύπος είναι πιο περίπλοκος από εκείνον για τα ονόματα; Είναι πιο δύσκολο να διαχωρίσετε τα μεσαία και μεσαία αρχικά από τα επώνυμα.
Εάν θέλετε τα μεσαία ονόματα και τα αρχικά να αναφέρονται με τα επώνυμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο:
=RIGHT(κελί, LEN(κελί) – SEARCH(" ", κελί))
ή:
=RIGHT(A2, LEN(A2) – SEARCH(” “, A2))
ή:
=RIGHT(A2; LEN(A2) – SEARCH(" "; A2))
Τι γίνεται όμως αν θέλετε να διαχωρίσετε τα μεσαία ονόματα; Αυτό είναι λιγότερο κοινό, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο να το γνωρίζουμε.
Διαχωρισμός μεσαίων ονομάτων
Ο τύπος για τα μεσαία ονόματα είναι ο ακόλουθος:
=MID(κελί, SEARCH(" ", κελί) + 1, SEARCH(" ", κελί, SEARCH(" ", κελί)+1) – SEARCH(" ", κελί)-1)
Στο παραπάνω παράδειγμα, λαμβάνετε:
=MID(A2, SEARCH(" ", A2) + 1, SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2)+1) – SEARCH(" ", A2)-1)
Εάν το Excel σας χρησιμοποιεί ερωτηματικά, ο τύπος είναι:
=MID(A2; SEARCH(" "; A2) + 1; SEARCH(" "; A2; SEARCH(" "; A2)+1) – SEARCH(" "; A2)-1)
Αφού εισαγάγετε τον τύπο, σύρετε τη λαβή πλήρωσης προς τα κάτω. Ακολουθεί μια στήλη Μεσαίο όνομα που προστέθηκε στο παραπάνω παράδειγμα:
Εάν το πλήρες όνομα δεν περιέχει μεσαίο όνομα ή αρχικό, λαμβάνετε μηδενικές τιμές σε αυτήν τη στήλη, οι οποίες ενδέχεται να εμφανίζονται ως #VALUE!. Για να λάβετε κενά κελιά στη θέση του #VALUE!, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IFERROR.
Τότε, ο τύπος σας γίνεται:
=IFERROR(MID(κελί, SEARCH(" ", κελί) + 1, SEARCH(" ", κελί, SEARCH(" ", κελί)+1) – SEARCH(" ", κελί)-1),0)
ή:
=IFERROR(MID(A2, SEARCH(" ", A2) + 1, SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2)+1) – SEARCH(" ", A2)-1),0)
ή:
=IFERROR(MID(A2; SEARCH(" "; A2) + 1; SEARCH(" "; A2; SEARCH(" "; A2)+1) – SEARCH(" "; A2)-1);0)
Μία προσέγγιση για τον διαχωρισμό πολλαπλών μεσαίων ονομάτων
Τι συμβαίνει εάν κάποιος στη λίστα σας έχει πολλά μεσαία ονόματα; Χρησιμοποιώντας τον παραπάνω τύπο, θα ανακτηθεί μόνο το πρώτο μεσαίο όνομά τους.
Για να λύσετε αυτό το ζήτημα, μπορείτε να δοκιμάσετε μια διαφορετική προσέγγιση για τον διαχωρισμό των μεσαίων ονομάτων. Εάν έχετε δημιουργήσει τις στήλες ονόματος και επωνύμου, μπορείτε απλά να τις αποκόψετε. Ό,τι έχει απομείνει θα υπολογίζεται ως μεσαίο όνομα.
Αυτός ο τύπος είναι:
=TRIM(MID(κελί1,LEN(κελί2)+1,LEN(κελί1)-LEN(κελί2&κελί3)))
Εδώ, το κελί 1 αναφέρεται στον δείκτη κελιού στη στήλη Πλήρες όνομα, το κελί 2 αναφέρεται στον δείκτη κελιού στη στήλη Όνομα, ενώ το κελί 3 αναφέρεται στον δείκτη κελιού στη στήλη Επώνυμο. Στο παραπάνω παράδειγμα, παίρνουμε:
=TRIM(MID(A2,LEN(B2)+1,LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
ή:
=TRIM(MID(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
Εάν ακολουθείτε αυτόν τον τύπο, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε για μηδενικές τιμές.
Γρήγορη Ανακεφαλαίωση
Ακολουθούν οι τύποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε μέρη:
Μικρά ονόματα: =LEFT(κελί,FIND(" ",κελί,1)-1)
Επώνυμα: =RIGHT(κελί, LEN(κελί) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(κελί”, “, “#”, LEN(κελί) – LEN(ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗ(κελί, ” “, “”)))))
Μεσαία ονόματα: =IFERROR(MID(κελί, SEARCH(" ", κελί) + 1, SEARCH(" ", κελί, SEARCH(" ", κελί)+1) – SEARCH(" ", κελί)-1),0)
Εναλλακτικός τύπος για τα μεσαία ονόματα: =TRIM(MID(κελί1,LEN(κελί2)+1,LEN(κελί1)-LEN(κελί2&κελί3)))
Διαχωρισμός ονομάτων και επωνύμων χωρίς χρήση τύπων
Εάν δεν θέλετε να πληκτρολογήσετε μια δέσμη τύπων που μπορεί να εισαχθούν λανθασμένα, επωφεληθείτε από τον ενσωματωμένο Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες του Excel.
- Βεβαιωθείτε ότι το Δεδομένα Η καρτέλα επιλέγεται από το μενού στο επάνω μέρος και επισημαίνεται η στήλη που θέλετε να μετατρέψετε.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κείμενο σε στήλες.
- Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε Οριοθετημένη επιλέγεται και κάντε κλικ Επόμενο
. - Τώρα, επιλέξτε Χώρος από τις επιλογές και κάντε κλικ Επόμενο.
- Στη συνέχεια, αλλάξτε το Προορισμός προς το "$2 B $” και κάντε κλικ Φινίρισμα.
Το τελικό αποτέλεσμα θα πρέπει να μοιάζει με αυτό. 
.
Το τελικό αποτέλεσμα θα πρέπει να μοιάζει με αυτό. 
Μια τελευταία λέξη
Υπάρχουν πολλοί άλλοι τρόποι επίλυσης αυτού του προβλήματος στο Excel. Εάν καμία από τις διαθέσιμες επιλογές δεν κάνει αυτό που χρειάζεστε, κάντε περισσότερη έρευνα.
Η χρήση τύπων είναι σχετικά απλή και δεν εξαρτάται από την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε. Αλλά δυστυχώς, εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε σφάλματα.
Για παράδειγμα, αν το πλήρες όνομα ενός ατόμου ξεκινά με το επώνυμό του, θα χωριστεί με λάθος τρόπο. Οι τύποι θα έχουν επίσης πρόβλημα με επώνυμα που περιέχουν προθέματα ή επιθήματα, όπως le Carré ή van Gogh. Εάν το όνομα κάποιου τελειώνει σε Jr., αυτό θα αναγράφεται ως το επώνυμό του.
Ωστόσο, υπάρχουν τροποποιήσεις που μπορείτε να προσθέσετε για να λύσετε αυτά τα ζητήματα όπως εμφανίζονται. Η εργασία με τύπους σάς δίνει την ευελιξία που χρειάζεστε για να αντιμετωπίσετε αυτές τις πολυπλοκότητες.